Путевой лист легкового автомобиля 2021 образец заполнения
Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Бланки путевых листов. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
При заполнении листа, учитывая, что он относится к первичной документации, следует придерживаться правил делопроизводства. Документ составляется на бумажном носителе. Вся информация вносится шариковой ручкой без помарок и грубых ошибок. Если в документ необходимо внести поправки, они должны визироваться подписью ответственного лица, который их внес.
Если речь идет об ИП, это может быть даже частный автомобиль, предназначенный для перевозки семьи. Но если его иногда задействуют для нужд бизнеса, в таких ситуациях оформляется путевой лист. При некоммерческих перевозках он не нужен.
Скачать бланки
Условиями нового Приказа Минтранса, который вступил в силу с 1 марта 2021 года, ответственные лица не обязаны проставлять штампы на путевом листе. Теперь достаточно только наличия личных подписей. Но если необходимость проставления печати закреплена в учетных документах предприятия, штамп на листе необходим.
Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считает ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.
Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист. Обращает на себя внимание случай, свидетельствующий об отказе ФНС в признании права ИП на вычет по НДС по той причине, что путевые листы были заполнены некорректно.
В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов
Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.
- Если индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя (сам управляет автомобилем), то он может самостоятельно заполнить поля с пробегом и временем выезда. То есть дополнительное поле для подписи и ФИО не требуется (пример для легковой машины выше).
- Во всех остальных случаях, то есть если у ИП или юридического лица водители работают по найму, данные поля с пробегом и временем выезда должны заполняться специально назначенным сотрудником. Поэтому рядом с ними в путевом листе должно быть поле для указания ФИО сотрудника и его подписи (пример для грузового автомобиля).
Еще раз напомню, что выше рассмотрены все обязательные реквизиты путевого листа. Они должны присутствовать в разработанном бланке обязательно. Кроме них организация может добавить и дополнительные поля по собственному желанию.
Наименование и номер путевого листа
На основании приказа Минтранса любое юридическое лицо или ИП может подготовить собственный вариант путевого листа. Однако зачастую это вызывает трудности, поэтому ниже речь пойдет о том, как оформить путевой лист.
Обратите внимание: чиновники не всегда признают, что путевой лист априори является документом, подтверждающим расходы на топливо (письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Поэтому если ваша организация не является автотранспортным предприятием, желательно прописать в приказе по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять ПЛ во внимание.
Также для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить реальность поездки для целей налогового учета, целесообразно указать в путевом листе сведения о маршруте движения транспорта. При этом недостаточно вписать адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние — нужна запись, подтверждающая факт использования ТС в производственных целях (наименование груза, сведения о заказчике и т.п.)
Сведения о водителе
Индивидуальные предприниматели до 2021 года применяли формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса от 30.06.2021 № 68 (например, форму № ПГ-1 для грузового автомобиля). В связи с изданием приказа Минтранса от 18.09.09 № 152 эти бланки были отменены.
Предприниматели и организации могут при осуществлении своей деятельности использовать для служебных целей легковой автотранспорт. Чтобы правильно организовывать его работу, учитывать время эксплуатации, а также избегать проблем с дорожными инспекциями субъекты бизнеса должны оформлять такой документ, как путевой лист легкового автомобиля форме 3 или иной разработанной формы с учетом нужд компании.
Для чего необходимо составлять путевые листы
Когда легковой автомобиль принадлежит компании или используется ею для осуществления бизнеса, то чтобы получить возможность учитывать затраты на горючее, ремонт и т. д. она должна составлять путевку. Однако, если фирма применяет льготные режимы, например ЕНВД, патент, УСН «Доходы», то расходы для исчисления налогов учитывать не надо. Поэтому субъект может проигнорировать составление путевки.
Изменение в оформлении документа в 2021 году
Диспетчер производит расчет планового и фактического расхода топлива, определяя эффективность использования транспортного средства. Проверяющие с налоговой запрашивают именно путевой лист, который является первичным документом по учету работы, чтобы проверить правильность учета расходов для целей налогообложения.
Путевой лист легкового автомобиля надо составлять не только с целью обеспечения безопасного использования машины, но также и для правильного планирования расходов на него, обоснования затрат в целях налогообложения и т. д.
Обязательно ли использовать путевые листы
Из этого документа он определяет кто владеет или использует машину, куда она следует и т. д. Данная информация нужна и администрации компании, чтобы определить используется автомобиль по назначению или нет.
Изменение в оформлении документа в 2021 году
С 15 декабря 2021 года ИП и организации обязаны в путевом листе автомобиля независимо от его вида указывать свои ОГРИП или ОГРН (согласно приказа Минтранса № 476 от 07.11.2021 ). Ранее этот реквизит не был среди обязательных элементов путевого листа — нужно было указывать только название субъекта, его организационную форму, адрес местонахождения и телефон. Поэтому с этого года нужно не забывать вписывать данный регистрационный номер.
Кроме этого, здесь имеются поля, которые нужно заполнять, если автомобиль относится к специализированной транспортной организации. Ниже диспетчером или другим ответственным лицом вписывается поручение, которое должен выполнить водитель. Указывается пункт назначения, время начала и окончания рабочей смены.
Нередко штрафуются ответственные лица и при неправильном заполнении путевки. Достаточно часто здесь отсутствуют подписи и отметки, которые в обязательном порядке должны здесь находиться. Как правило, в таких случаях ответственным лицам выписывается штраф 5 тысяч рублей. Для юридических лиц предусмотрено наказание в размере до 30 тысяч рублей. Необходимо учитывать, данные штрафы касаются не только государственных компаний, но и частных фирм.
Порядок хранения документа
На лицевой стороне свои отметки должен поставить и механик. Он обязан подтвердить исправность ТС, указать показания спидометра и наличие топлива в баке. Затем шофер получает документ и подписывает его. Тем самым он подтверждает, что принимает транспортное средство. Заправляясь топливом, водитель передает путевку заправщику, который отмечает марку и объем заправленного топлива.
В качестве бланка можно использовать форму 3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Предприятие может разработать и использовать собственный путевой лист, главное — оформлять его правильно.
Данные о медицинском предрейсовом осмотре и послерейсовом осмотре водителя. Если бланк путевки не имеет специальный граф для этого, ставится подпись и Ф.И.О. медработника, проводившего медосмотр. Штамп больше не является обязательным атрибутом.
Бланк путевого листа легкового автомобиля 2021 и правила его заполнения
- бизнес организации связан с перевозкой людей, багажа, грузов с помощью городского транспорта (согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2021 № 259-ФЗ). Это касается всех транспортных компаний, осуществляющих пассажирские и грузоперевозки вне зависимости, один пассажир в транспортном средстве (ТС) или больше;
- организация услуг по перевозке не оказывает, но использует легковой автомобиль. Путевой лист подтверждает списание расходов на ГСМ;
- водитель на собственном авто осуществляет поиск клиентов с компенсацией топливных затрат.
Выписывание должно регистрироваться в журнале учета выписываемых бланков. Форма журнала разрабатывается каждым учреждением самостоятельно. Период сохранности путевых бланков обязан быть не менее 5-ти лет.
Скачать шаблон (xls)
Выписывание и регистрация, как правило осуществляется диспетчером автопарка, который назначается приказом руководителя учреждения. В небольших учреждениях, руководитель фирмы может назначить ответственным за данный сегмент работы – секретаря. Листы выписываются шоферу под его роспись. При этом, шофер, перед получением нового маршрутного бланка, должен отчитаться перед диспетчером, сдав предыдущий бланк, заполненный соответствующим образом.
Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц?
Чтобы было понятнее, что записывать в путевой лист легкового транспорта, ниже приводится образец заполненного бланка, в котором отображена поездка водителя фирмы ООО «Рога и Копыта» из центрального офиса, расположенного в Новосибирске, в филиал фирмы, находящейся в другом городе. Общее нахождение в поезде составляет 2 дня. Шофер остановился на ночь на стоянке учреждения-партнера.
В соответствии с Уставом автомобильного транспорта путевка является первичным документом и должна быть при перевозках пассажиров или багажа в обязательном порядке. Оформлять и вести учет движения путевых листов обязаны диспетчерские службы (механик или иное лицо, отвечающее за вывод транспортных средств на линию) юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Отсутствие путевого листа является административным правонарушением.
Образец бланка и пример заполненного путевого листа
- Путевка должна содержать обязательные реквизиты, к которым относятся:
- название и номер документа в соответствии с нумерацией, установленной бухгалтерией организации
- сведения о сроке действия документа
- данные владельца автомобильного транспорта
- данные автомобиля
- сведения о водителе
- Путевой лист может быть выдан на один рейс (заказ), на одну смену или иной срок. Если путевка действительна более одной смены, то требуется указать дату начала действия документа и дату окончания срока действительности путевки.
- Сведения о собственнике легкового автомобиля должны содержать:
- для юридических лиц любой формы собственности: полное наименование, адрес регистрации, контактный телефон, регистрационный номер
- для индивидуальных предпринимателей: ФИО, почтовый адрес, контактный телефон, регистрационный номер
- Путевой лист должен быть оформлен на каждый автомобиль, принадлежащий юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю.
- Документ оформляется до начала смены (выполнения заказа).
- Если в ходе выполнения заказа предусмотрена возможность управления легковым автомобилем несколькими водителями, то путевой лист оформляется на каждого водителя отдельно.
- Все указанные в документе данные, должны быть заверены водителем и ответственными лицами, а так же печатью (штампом) собственника.
Как рассчитать
Форма путевого листа для легкового автомобиля установлена Постановлением Госкомстата №78 от 28 ноября 1997 года. Однако в соответствии с Приказом Минтранса № 152, утвержденным 18 сентября 2021 года предприятия и индивидуальные предприниматели могут разработать собственные бланки документа, но с учетом всех требований, изложенных в Приказе №152.
Если в интересах компании применяется легковой автомобиль, используется форма документа № 3. Она была утверждена еще в 1997 году. Конечно, в течение долгих лет здесь вносилось большое количество поправок и исправлений. Однако и сегодня этот унифицированный бланк используется для оформления данного документа.
Форма путевого листа
В путевке указывается вся информация, связанная с поездкой: время выезда и приезда, объем заправленного топлива и его остатки, используемые ГСМ, цифры спидометра и др. Если сотрудник ГИБДД остановит автомобиль, выполняющий поручения фирмы, он обязательно потребует предъявить путевку, заполненную должным образом. Так инспектор сможет определить компанию, к которой относится машина, узнать данные ее владельца и получить информацию о водителе. Такие данные понадобятся и управляющему фирмы. Так руководство убеждается, что шофер на служебном автомобиле выполняет свои прямые обязанности.
Обязательные реквизиты в путевке
Нередко штрафуются ответственные лица и при неправильном заполнении путевки. Достаточно часто здесь отсутствуют подписи и отметки, которые в обязательном порядке должны здесь находиться. Как правило, в таких случаях ответственным лицам выписывается штраф 5 тысяч рублей. Для юридических лиц предусмотрено наказание в размере до 30 тысяч рублей. Необходимо учитывать, данные штрафы касаются не только государственных компаний, но и частных фирм.
Путевой лист в форме для заполнения представлен несколькими разделами — зависит от вида автомобиля. Различаются бланки по вносимой информации и требованиям:
Документы для водителя
Первичные бухгалтерские формуляры подлежат хранению длительное время. Соответственно, путевка не является исключением. После составления и проведения на его основании операций, их помещают в закрытый доступ (архив предприятия) на период не меньше 5 лет либо иной срок, установленный внутренним регламентом компании.
Учет и хранение
Путевой лист разработан и внедрен в логистическую сферу для решения ряда задач. Непосредственное назначение документа — сведения об авто:
При пользовании одним автомобилем несколькими водителями, можно выписывать несколько «путевок» легкового автотранспорта на месячный срок. Каждая путевка оформляется на одного шофера (Приказ Минтранса № 152 от 28.11.97г., п. 11).
Выписывание должно регистрироваться в журнале учета выписываемых бланков. Форма журнала разрабатывается каждым учреждением самостоятельно. Период сохранности путевых бланков обязан быть не менее 5-ти лет.
Скачать шаблон (xls)
Образец заполнения
Раньше, ежедневные ТО транспорта осуществлялись перед выездом в рейс с места прописки авто и при возвращении к исходному месту. По внесенным изменениям пред-рейсовую проверку технического состояния автомобиля необходимо выполнять до его выезда с главного места прописки авто.
В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра. В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.
Любые изменения в путевой лист, касающиеся задания водителя, имеет право вносить только сотрудник автотранспортной организации-владельца автотранспортного средства. В случае договоренности между сторонами (перевозчиком и клиентом), это может сделать лицо, уполномоченное заказчиком либо сам заказчик.
Когда возникает необходимость заполнить путевой лист?
Согласно последним поправкам в законодательстве РФ, выдавать одну путевку на множество маршрутов в различные рабочие дни не допускается. Новые правила гласят, что путевой бланк требуется выписывать накануне:
12 Окт 2020 hiurist 185