Сроки хранения документов в организации в 2021

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Изменились сроки хранения дел. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Для некоторых организаций, не являющихся источником комплектования госархива, нормативными правовыми актами также могут устанавливаться требования о ведение номенклатуры дел. В частности, для акционерных обществ такое требование содержится в Постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2021 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Общие положения

Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2021 № 236 изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов. Одним из нововведений является изменение сроков хранения документов по личному составу. В частности, дела, законченные делопроизводством до 1 января 2021 года, должны храниться 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2021 года — 50 лет.

Составление и утверждение номенклатуры дел

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел. Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

• наименование организации (в полном виде);
• наименование структурного подразделения (в полном виде);
• номер дела (в соответствии с номенклатурой);
• заголовок дела;
• срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.

Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Нормативная база

1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2021 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
3. Приказ Росархива от 20.12.2021 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2021 (носят методический и информативный характер).

Особое внимание необходимо уделить документам с повышенными сроками хранения. Во время работы ЭПК следует обратить внимание на условия хранения документов, а также на указанные нами выше признаки повреждения документов.

По новому приказу Росархива журнал регистрации вводного инструктажа должен храниться 45 лет, а не десять, как раньше. Закон не имеет обратной силы, поэтому начиная с февраля 2021 года, обеспечьте хранение документов по новому приказу.

Как изменились сроки хранения и чем это грозит специалисту по охране труда

• создать оптимальные условия хранения документов
• разместить документы в хранилище
• соблюдать порядок выдачи дел из архива
• учитывать документы, их проверку и состояние
• обеспечивать физико-химической сохранность документов

Номенклатуры дел на 2021 год (до 18.02.2021) также стоит переделать. Однако полной разработки новой номенклатуры не потребуется. Достаточно внести отдельные правки, сверившись с новым Перечнем. Сделать это можно до конца текущего года.

Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2021 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Ранее (6 февраля 2021 года) новый Перечень № 57449 зарегистрировал Минюст.

Что изменилось с 2021 года

Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2021 года, теперь следует хранить 75 лет. А документы, законченные делопроизводством, позднее указанного срока – 50 лет.

• документы о дисциплинарных взысканиях в отношении работников (пп. «д» п. 434 перечня) — 3 года вместо 5 лет;
• заявки о потребности организации в иностранных работниках (п. 377 перечня) — один год вместо 5 лет;
• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (п. 409 перечня) — 5 лет, а не постоянно;
• книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424 перечня) — 45 лет, а не постоянно.

Росархив издал приказ от 20.12.2021 № 236, которым утвердил новый перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Документ вступает в силу 18.02.2021 и заменит приказ Минкультуры о сроках хранения документации, который утратит силу.

Что случилось?

• уведомления, предупреждения работников нужно хранить 3 года (п. 436 перечня);
• заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии по новым правилам хранятся один год (п. 451 перечня);
• журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) работодатели теперь должны хранить минимум 45 лет (пп. «а» п. 423 перечня).

Действующее законодательство предусматривает особые требования к хранению документов бухучета. Для этого необходимо оборудовать отдельное помещение, в котором расположились бы шкафы или сейфы. Перечень нормативных требований к планировке таких хранилищ приведен в Правилах, утвержденных Приказом №526, изданным Минкультуры 31 марта 2021 года. С целью более эффективного управления хранением организация имеет возможность создать собственный архив. Исходя из объема документации, архив структурно оформляется самостоятельным административным подразделением, либо состоит в службе делопроизводства.

Документация бухучета

Нормативное время хранения кадровой документации, оформленной до наступления 2021 года, составляет 75 лет. Документы, составленные с начала января 2021 года, необходимо хранить не менее 50 лет. Впервые определены сроки хранения для некоторых категорий документов кадрового учета:

Особенности нормативных сроков хранения документов налогового учета

Если срок хранения документации подошел к концу, она уничтожаются. Для этого предварительно составляется акт, где перечисляются названия и количество документов на утилизацию. Такие акты подписывают члены комиссии, которую утверждает директор организации. Комиссия фиксирует либо уничтожение бумаг, либо их передачу на переработку. К акту прикрепляется накладная, по которой документы уничтожались или отправлялись на утилизацию. Дальнейшее хранение актов и накладных осуществляется в организации.

Росархив опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Приказ Приказ Росархива от 20.12.2021 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» вступает в действие 18 февраля 2021. Ранее действовавший приказ Минкультуры утратил силу.

Для каких документов увеличили срок хранения

Отдельным Приказом Росархива от 20.12.2021 N 237 также утверждена новая Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Инструкция вступит в действие 25.02.2021

Для каких документов уменьшили срок хранения

Перечень включает документы, которые создаются в процессе деятельности организаций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности при осуществлении однотипных управленческих функций, с указанием сроков хранения.

• документов о дисциплинарных взысканиях – 3 года, а не пять;
• заявок о потребности в иностранцах – 1 год вместо 5;
• документов о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет вместо постоянного хранения;
• книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – хранить 45 лет, а не постоянно.

Хранение бухгалтерских документов в 2021 году

• срок хранение счетов-фактур составит 5 лет вместо 4;
• документы о получении заработной платы (при наличии лицевых счетов) нужно хранить шесть лет вместо пяти;
• срок хранения реестров сведений о доходах физических лиц уменьшится до 5 лет (с 75-ти);
• книги учета доходов и расходов для организаций и ИП на УСН должны сберегаться 5 лет (по действующим правилам – постоянно).

Хранение кадровых документов

Для ряда документов установят отдельные сроки хранения. Например, уведомлениям и предупреждениям работников необходимо обеспечить сохранность в течение трех лет. Заявления сотрудников о выдаче справок по работе и их копии нужно сберегать на протяжении года. Журналы, книги учета инструктажа по охране труда должны храниться 45 лет.

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2021 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 43, ст.4169; 2021, N 1, ст.19), с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2021 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 26, ст.4034; 2021, N 52, ст.8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

I. Общие положения

Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

Документы, которые образуются в процессе деятельности предприятия или государственного органа по закону необходимо хранить определенный срок. Это делается в целях обеспечения сохранности информации как в целях проверки, так и в целях установления фактов о деятельности организации и персонала (например, для подтверждения стажа).

Правовая основа

Наибольшее практическое значение, конечно, имеет изменение сроков. Их необходимо соблюдать вне зависимости от принадлежности организации государству, муниципалитету или частному лицу и выбранной собственником организационно-правовой формы.

Новые сроки для кадровиков

В России изменились сроки хранения документов – в 2021 году в организации должны применяться сроки, утвержденные Федеральным архивным агентством (ФАА) 20.12.2021г. (приказа №236). Так как опубликован данный распорядительный акт на официальном портале правовой информации 07.02.2021г. (потребовалось время для его регистрации в Минюсте РФ — это обязательная процедура для приказов Министерств и ведомств), то вступил в силу он 18.02.2021г. на основании п. 12 Указа президента РФ №763 от 23.05.1996г.

Не забудьте, что данные правила утверждаются приказом руководителя. Каждого сотрудника нужно ознакомить с ними под подпись. В случае изменения или принятия новых правил, прежняя редакция должна храниться в течение одного года (см. приказ № 558).

Если компания не представит контролерам документы, срок хранения которых еще не окончен, то штрафов не избежать. Бухгалтерам важно учитывать новые требования законодательства. Обозначим общие требования к основной категории документации учреждения.

Таблица со сроками хранения всех документов в 2021 году: налоговых, кадровых и бухгалтерских

Программа БухСофт ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2021 N 558.

1. Пожар. В таком случае нужно, чтобы пожарный инспектор провёл расследование и подтвердил, что не было поджога или нарушений правил пожарной безопасности. Едва ли удастся избежать штрафа, если выяснится, что в здании проводка давно требовала замены и не было пожарной сигнализации.
2. Потоп, наводнение, другие стихийные бедствия. Нужно взять справку от МЧС или Гидрометеоцентра, подтверждающую, что в регионе действительно были экстремальные погодные условия. И никто не отменял вопроса о том, сделала ли организация все возможное для предотвращения такого ЧП. То есть если здание, отведённое под архив, находилось в ветхом состоянии, то ему могло нанести урон даже несерьёзное погодное ненастье. В таком случае организацию с высокой вероятностью оштрафуют.
3. Кража третьими лицами. Здесь тоже обстоятельства решают все. Если организация заявляет о факте кражи только тогда, когда к ней нагрянула проверка и обнаружилась нехватка документов, то это выглядит как минимум подозрительно. А вот если компания при проведении проверки может заранее предоставить документы, подтверждающие, что энное время назад был обнаружен факт кражи и проведено соответствующее расследование, то наверняка к ней не будут применять наказание.

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации изменили: где познакомиться с их перечнем на 2021 год

«Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета (…)»

Похожие записи
• 
  Будет Ли Льгота На Презд В Элэктричках Пенсионерам В 2022 Году
• 
  Могут ли приставы забрать алкоголь
• 
  Может ли пристав наложить арест ниже прожиточного минимума
• 
  Новые законы по 228