Журналы как элемент делопроизводства

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Что такое делопроизводство? Ведение делопроизводства и документооборота. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Обычно на предприятиях для этого есть специальные сотрудники, работающие в этой области. В маленьких организациях обязанности секретаря могут быть у любого сотрудника. Если расшифровать суть понятия (что такое делопроизводство), то будет ясно происхождение термина. Это сохранение официальной информации на материальном носителе.

Понятие

Ведение делопроизводства и документооборота основано на своих правилах. Они обязательно должны соблюдаться, чтобы деятельность компании была законной. Внутренний документооборот осуществляется на основе следующих этапов:

Судебное делопроизводство

На любом предприятии можно услышать такие слова, как «делопроизводство» и «документооборот». Что это такое? Этой работой заняты секретари, архивариусы, сотрудники отдела кадров. Делопроизводством называют фиксацию информации, изготовление бумажных и электронных документов.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

Оглавление

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация — исполнение — согласование — утверждение — регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Описание

■ Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ). Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.

Интересное:  Завьра в армию и разболелся

Решив использовать бумажный вариант журнала, прежде чем начать работу, новую книгу или тетрадь нужно пронумеровать, исключив возможность вырывать страницы. Прошивать журнал не нужно так, как это не документ строгой отчетности.

Кто ведет?

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Виды журнала: их преимущества и недостатки

В графе «отметка об исполнении» рекомендуется не просто указывать «Выполнено», а предоставлять перечень предпринятых мер или причину невыполнения. Анализ двух последних граф предоставит возможность оценить соответствие проделанной работы поставленной задаче.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а так же регламентирующих работу служб делопроизводства.

Содержание

Различные документы состоят из различного набора реквизитов, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным. Для документов, выдаваемых органами государственной власти и управления, состав реквизитов устанавливается в законодательных и нормативных актах. Все правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом Р 6.30-2021

Работа содержит 1 файл

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу. Носителями информации выступают документы. Документы используются в различных областях деятельности и поэтому для каждого вида деятельности они имеют свое значение. Например, для историка – документ служит историческим источником, для юриста – способом доказательства и т.д. Все формы управленческой деятельности находят сове отражение в соответствующих документах.

2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.».

Документы оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А4 или А5 либо в виде электронных документов. Допускаются бланки с угловым или продольным вариантом расположения реквизитов. Приведен перечень реквизитов документов. Их состав определяется видом и назначением документа.

Информация об изменениях:

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

  • делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
  • под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
  • документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
  • архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
  • под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
  • документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
  • номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
  • под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.
Интересное:  Приставы И Мрот

Комплексы документов

  1. Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
  2. Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Рассмотрен порядок обжалования решений, принятых по обращениям граждан, в вышестоящих органах. В своей публикации Эмма Давыдова также остановилась на сроках исполнения обращений, требованиях к оформлению обращений юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также на тех случаях, когда письменные обращения не рассматриваются. В приложениях даны примеры оформления предписания о ненадлежащем решении вопросов, изложенных в обращении, оформления представления о привлечении должностных лиц, допустивших нарушения порядка рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности, а также примерная форма графика проверок порядка рассмотрения обращений.

Здесь следует отметить, что согласно законодательству, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей и юридических лиц независимо от того, в какой государственный орган или иную организацию они поступили, первоначально подлежат рассмотрению по существу в соответствии с компетенцией [8, с.55].

ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ, НОРМАТИВНЫХ АКТОВ В ОБЛАСТИ

Эксперты-практики разъясняют, как применять в работе нормы трудового законодательства и обеспечивать охрану труда. Тщательно выверенные образцы документов и примеры разрешения трудовых споров облегчают работу кадровика. Методика подготовки материалов позволяет ежемесячно анализировать опыт десятков специалистов, публиковать только проверенные рекомендации и объяснить сложные вопросы простым и доступным языком без потери юридического смысла.

В соответствии с российским законодательством, процедура передачи официальных бумаг в архив регламентируется ГОСТ Р 7.0.8-2021. Через 12 месяцев после окончания делопроизводственного процесса документы в обязательном порядке передаются в архив с соблюдением всех правил и требований. Подготовку по передаче могут совершить сами сотрудники производства или стороннее предприятие.

Стандарты

В любых организациях документация хранится установленное время, после этого она обязательно должна быть передана в муниципальный или государственный архив. Процесс передачи официальных бумаг на хранение имеет определенные особенности, которые могут различаться в разных частях страны.

Интересное:  Если гражданин прописан в квартире без права собственности а у него долг пришли приставы и изьяли без акта изьятия телевизор что делать

Типы документов

  • убедиться, что оформление бумаг соответствует всем требованиям, которые установлены данным архивом;
  • провести брошюровку документации;
  • пронумеровать все листы;
  • разработать Лист-заверитель дела;
  • уточнить реквизиты обложки;
  • разработать внутреннюю опись дела;
  • сформировать опись.

Издание окажет Вам неоценимую помощь в работе, реально помогая привести свое делопроизводство и документацию в соответствие с требованиями существующих стандартов (ГОСТ Р 6.30-2021, ГОСТ РИСО 154891 и др.) и действующего законодательство, опираясь на отдельные положения Трудового кодекса, Гражданского кодекса, КоАП и другие нормативно-правовые акты.

Подписка на газеты и журналы на 2021 год

Основные материалы журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» посвящены вопросам, с которыми каждодневно сталкивается любой работник служб ДОУ: составление деловых писем, протоколов, служебных записок, подготовка приказов и т.д. Даются подробные рекомендации по оформлению трудовых книжек, а также раскрываются все нюансы ведения кадрового делопроизводства и бухгалтерских документов.

Подписка на журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии доступна в категориях:

Вы можете оформить подписку на журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии на 2021 год онлайн или заказать по телефону (499) 704-13-05. Стоимость подписки на журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии и другие издания из рубрики «Делопроизводство» актуальны на 26.05.2021.

Фиксация в системе поручений по документам, сроков исполнения и исполнителей позволяет в дальнейшем использовать различные инструменты для контроля исполнения поручений. В процессе исполнения поручения в карточку автоматически заносятся данные о сроке выполнения поручения исполнителем, прикрепляется отчетный документ, если он был создан при исполнении, или комментарии исполнителя, указанные в тексте задания. Все эти данные могут быть использованы при создании разнообразных аналитических отчетов, сформированных с учетом тех или иных критериев, например, детальный отчет по исполнению поручений генерального директора, информация по исполнению поручений, контролируемых приемной главного инженера, анализ исполнения поручений по документам и т.д.

Процессы согласования – самые наглядные примеры использования workflow. Согласование становится более прозрачным, инициатор согласования в любой момент может получить информацию о том, на каком этапе согласования находится созданный им документ, какие сотрудники уже согласовали его, а какие считают, что документ требует доработки. Возможность создания версий при согласовании документов позволяет вносить правки, не искажая первоначального вида документа.

От документа или от процесса

Регистрация документов используется преимущественно при работе с исходящей и входящей корреспонденцией, для внутренних документов за счет прохождения работ вне секретаря, уменьшается цепочка действующих лиц бизнес-процесса, ускоряя тем самым движение.