Журналы регистрации кадровой документации 2021г
Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Ответ недели: перечень журналов и книг по кадровому делопроизводству в организации. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
18. Личные дела руководителей и работников организаций – 50/75 лет (при проведении экспертно-проверочной комиссии). Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации.
1. Коллективные договоры – постоянно.
2. Штатные расписания (в т.ч. изменения к ним) – постоянно (по месту утверждения); 3 года (в других организациях).
3. Положения об оплате труда и премировании работников – постоянно (по месту утверждения); 5 лет (в других организациях).
4. Правила внутреннего трудового распорядка организации, служебный распорядок – 1 год (после замены новыми).
5. Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных – по месту утверждения (постоянно), в других организациях – 3 года (после замены новыми).
6. Графики отпусков – 3 года.
7. Книги, журналы, карточки учета, базы данных: приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 50/75 лет.
8. Книги, журналы, карточки учета, базы данных: бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; лиц, подлежащих воинскому учету; отпусков – 5 лет.
Оформление трудовых отношений
Работник предприятия не только хорошо функционирующий механизм, но и человек, который на исходе жизненного пути получает право на различные пособия от государства, а размер пособий может зависеть от выполнявшейся работы и её продолжительности.
Согласно правилам данный учет можно вести в бумажной и электронной версии. Чаще всего, несмотря на повсеместную компьютеризацию, преобладает классический вариант. Есть несколько основных правил по формату:
Особенным нюансом является правильное хранение книги, где вписаны все трудовые договора и дополнительные соглашения. Если документ закончился, то на последней странице пишут дату, затем пломбируют журнал и спускают в архив. Там документация такого рода должна сохраняться в течение 75 лет.
Электронный и бумажный варианты
Сотрудники многочисленных отделов по работе с персоналом в один голос заявляют, что достоинств в наличии журнала учета трудовых договоров точно больше, чем минусов. Для начала — удобство. Все важные данные о различных соглашениях, основных и дополнительных между компанией и сотрудником заключены в единственном месте. Ее сложно потерять или не заметить. Любая официальная бумага, необходимая работнику выдается по данным, содержащимся в этом документе.
Различают журналы по унифицированной и произвольной форме. По унифицированной форме, например, ведутся: «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ним».
Как правило, все журналы учета персонала оформляются в табличной форме, где каждая строка несет те или иные сведения о документе. Указываются следующие сведения: наименование журнала, наименование организации, дата начала и окончания ведения, порядковые или регистрационные номера вносимых документов, должность и данные кадрового специалиста, регистрирующего документ, данные и должность работника, в отношении которого создан документ.
Оформление журналов учета персонала
В кадровом делопроизводстве широко используются журналы по кадрам. Они нужны для хранения и учета документов, а также могут быть востребованы в случае спора между работодателем и работником как дополнительное доказательство своевременности издания документа.
Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:
Кадровое делопроизводство для чайников
Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2021 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2021 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?
Кадровое делопроизводство 2021 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.
Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.
Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.
Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.
Без них не обойтись
Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди «проблемных» бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.
Обязательны, но не для всех
Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).
Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе: дата и номер, краткое содержание (заголовок к тексту) и др. Форма большинства журналов регистрации документов не установлена законодательно. Ориентироваться можно на формы, которые были рекомендованы нормативными документами по делопроизводству. Например, Основными положениями Единой государственной системы делопроизводства. Она создана в 1974 г., безусловно, устарела, однако официально не отменена.
В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС (145/ЛС), 145 — порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС — обозначение кадровых приказов.
Как разработать систему индексации документов?
- все виды приказов по личному составу;
- уведомления работников (особенно те, которые связаны с изменениями условий трудового договора);
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- личные дела работников;
- трудовые книжки работников;
- справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях, о периоде работы и др.);
- протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность;
- командировочные удостоверения.
Нумерация ведется в хронологическом порядке, начиная с первой цифры. Каждое 1 января регистрация приказов обнуляется и начинается заново. Исключением являются образовательные учреждения, там нумерация возобновляется 1 сентября, вместе с началом учебного года.
Видео: Семинар
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН;
- документы по воинскому учету;
- документы об образовании;
- трудовую книжку, за исключением поступления на службу (работу) впервые;
- заполненную анкету, установленного образца;
- заявление, выражающее просьбу о поступлении на государственную службу.
Оформление сотрудников
По причине того, что государственная служба представляет собой мощную структурированную систему, с четкой иерархией власти и подчинения, получить ситуацию, когда формировать кадровую документацию требуется с нуля, сложно представить.
Книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (см. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2021 N 225, далее — Правила). Отсутствие какого-либо из этих элементов защиты однозначно воспринимается как нарушение трудового законодательства. Вопреки распространенному среди некоторых кадровиков мнению все описанные в Правилах манипуляции с книгами учета осуществляются не после того, как они «закрыты», а в момент их заведения. Если нумерация, шнуровка и подпись директора не доставляют особых трудностей, то сургучная печать и пломбы могут поставить в тупик.
Книги учета с особым статусом
Однозначно нельзя «пломбировать» по старинке, простой бумажной наклейкой. Действительно, раньше кадровики делали именно так, и подобная «пломба» даже соответствовала ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры», утвержденному Постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 N 1115. Однако этот ГОСТ уже давно не действует и заменен тем, на который мы сослались выше.
Журналы учета кадровых документов на бумажных носителях
Чуть менее строго следует отнестись к журналам учета кадровых документов, которые нужно вести на бумажных носителях . Это те журналы, форма которых требует собственноручной подписи работников организации. Например, журнал учета трудовых договоров, прямо в котором работник расписывается в получении своего экземпляра договора на руки (пример 1).
В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.
Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.
Письменно или в электронном виде?
В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.
03 Сен 2021 hiurist 94