Должностная инструкция ассистента руководителя и секретаря
Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Должностная инструкция секретаря руководителя. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
1. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат или среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование.
I. Общие положения
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании.
Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)
Поскольку на практике под помощником руководителя фирмы может пониматься либо его заместитель, либо секретарь (2 несхожие по трудовым функциям и полномочиям должности), мы приводим образцы инструкций для сотрудников, занимающих каждую из этих должностей.
Где скачать образец должностной инструкции помощника директора
Помощник гендиректора фирмы, выполняющий трудовую функцию секретаря, чаще всего не имеет в подчинении других сотрудников. Однако он может быть наделен полномочиями по направлению запросов и распоряжений другим сотрудникам, если это необходимо для выполнения его трудовых функций.
2.1. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации:
1) формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями;
2) анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов;
3) организация деловых контактов и протокольных мероприятий;
4) организация исполнения решений руководителя.
2.2. . (другие функции)
Должностная инструкция помощника руководителя
5.1. Помощник руководителя привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. . (другие положения об ответственности)
(профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»)
Помощник руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. . (другие права)
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
1. Общие положения
6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2021 г. N 276н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)
5. Ответственность
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
- локальными актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя учреждения;
- постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
- стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правилами орфографии и пунктуации;
- правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
- правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.
Должностная инструкция
секретаря руководителя по профстандарту
Основными трудовыми функциями секретаря руководителя являются:
2.1.
2.1.1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени.
2.1.2. Планирование рабочего дня секретаря.
2.1.3. Организация телефонных переговоров руководителя.
2.1.4. Организация командировок руководителя.
2.1.5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя.
2.1.6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.
2.1.7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя.
2.1.8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
2.1.9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря.
2.1.10. Составление и оформление управленческой документации.
2.1.11. Организация работы с документами в приемной руководителя.
2.1.12. Организация хранения документов в приемной руководителя.
2.1.13. Обеспечение руководителя информацией.
2.1.14. Организация информационного взаимодействия руководителя с должностными лицами организации.
2. Трудовые функции
- подготавливает повестку дня мероприятия;
- оформляет список участников мероприятия;
- информирует участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;
- выбирает место и время проведения мероприятия;
- подготавливает предварительную смету расходов;
- рассылает приглашения лицам, подтвердившим участие в мероприятии;
- собирает тексты докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;
- рассылает информационные материалы участникам конферентного мероприятия;
- составляет явочные листы и список регистрации участников мероприятия;
- закупает канцелярские товары и продукты для обеспечения кофе-пауз;
- решает вопросы технического оснащения мероприятия;
- помогает в подготовке доклада руководителя, презентационных материалов;
- организовывает подготовку президиума и рабочих мест участников;
- организовывает встречу и регистрацию участников мероприятия;
- ведет протокол мероприятия;
- организовывает сервисное обслуживание во время кофе-пауз;
- организовывает культурно-массовые мероприятия, транспортное и гостиничное обеспечение.
1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.
Вы здесь
1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
I. Общие положения
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
В «Общих положениях» должностной инструкции также могут присутствовать формулировки, отражающие квалификационные требования к специалисту. Например, о том, что помощник руководителя должен иметь профессиональное образование и некий стаж работы. Иногда в этой же части должностной инструкции фиксируется сфера бизнеса, в которой человеку желательно иметь опыт ведения деятельности.
В «классической» трактовке словосочетания «помощник руководителя» работа человека на соответствующей позиции может быть приближена к функциям референта, делопроизводителя или, например, офис-менеджера. В трудовой книжке помощника руководителя, скорее всего, будет запись «секретарь» или «референт», хотя многое, безусловно, зависит от корпоративных стандартов, принятых в конкретной организации.
Ответственность помощника
В «Общих положениях» фиксируются ключевые компетенции сотрудника. Они могут выражаться в требованиях к знанию структуры менеджмента предприятия, внутренней и внешней политики компании-работодателя, принципов коммуникаций фирмы с органами власти и иными организациями, стандартов, характеризующих делопроизводство, правил деловой коммуникации, а также норм внутреннего трудового распорядка в компании.
- выносить самостоятельные решения по вопросам, входящим в его круг обязанностей и компетентность;
- не выполнять поручения и задания, граничащие с риском для здоровья и жизни;
- требовать от непосредственного начальника обеспечения нормального рабочего места и соблюдения правил охраны труда на производстве;
- иметь доступ ко всей информации, необходимой для выполнения своих должностных обязанностей;
- выступать с рационализаторскими предложениями в рамках регулирования своей деятельности и труда штатных сотрудников;
- ставить в известность руководящий состав о нарушениях и обнаруженных недостатках в процессе труда, а также самостоятельно принимать меры к их устранению;
- требовать от работников письменного отчета в случае невыполнения ими приказов и распоряжений начальника с указанием причин.
- ведение переговоров с клиентами – как в прямом, так и в телефонном общении;
- контроль выполнения обязанностей и решения задач, прописанных в приказах и распоряжениях руководства;
- обработка входящей и исходящей документации, ее регистрация в рамках действующей в компании номенклатуры дел;
- выполнение иностранных переводов;
- частичное совмещение функций архивариуса.
Делопроизводитель
Рабочий день сотрудника составляется из общих правил распорядка конкретного коллектива, принятого уставом организации. При необходимости секретарь может направляться в служебную командировку местного и регионального значения.
В целом должностная инструкция помощника руководителя имеет одинаковую структуру независимо от вида и организационно-правовой формы компании, в которой она разрабатывается. Ниже рассмотрим основные разделы данного документа.
Правила оформления инструкции
Отсюда можно сделать вывод, что руководитель предприятия вправе самостоятельно решить вопрос о том, кто будет выполнять эти функции. Причем поручить эту обязанность он может абсолютно любому сотруднику.
Кто должен разрабатывать ДИ?
- Общие сведения – отражается назначение помощника директора, группа занятий, к которой относится такая должность, а также вид экономической деятельности.
- Трудовые функции – в данном разделе перечислены основные обязанности, закреплённые за помощником. Они затрагивают следующие области:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Должностная инструкция помощника руководителя
- быть в курсе правил оформления, порядка поступления и хранения нормативных бумаг и документов вышестоящих организаций, от которых зависит функционирование предприятия – приказов, постановлений, актов;
- иметь базовые знания по порядку ведения процесса делопроизводства, хорошо разбираться и понимать смысл в типовых инструкциях, положениях, с которыми сотруднику придется сталкиваться в процессе своей трудовой деятельности;
- знать структурную классификацию компании по подразделениям;
- владеть способами оформления документов и основными принципами работы с ними;
- иметь четкое представление о хранении бумаг и пользовании архивом;
- обладать высокой скоростью компьютерного набора или машинописи;
- проявлять коммуникабельные, переговорные и дипломатические качества;
- уметь пользоваться оргтехникой и переговорным оборудованием;
- знать основные стандарты оформления распорядительных бумаг;
- иметь четкое понятие об азах этического и эстетического поведения и грамотно ими пользоваться;
- владеть в необходимом для работы объеме административной и правовой базы государственных положений, регламентирующих трудовую деятельность.
Ответственность
- тщательно изучать всю корреспонденцию, внутренние приказы, на их основании участвовать в подготовке производственных проектов;
- распределять входящие бумаги и документы;
- отправлять исходящие распоряжения;
- вести протоколы собраний и заседаний;
- оформлять доверенности о материальной ответственности;
- принимать телефонные звонки и переадресовывать их по прямому назначению;
- координировать деятельность обслуживающего и нижестоящего персонала – технических работников, водителей, курьеров.
Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.
- необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
- контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
- вести специфическую документацию подразделения.
Что указать в резюме помощника руководителя
- перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
- организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
- сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
- услуги бытового характера.
Ассистент руководителя – это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Персональный ассистент – это отдельный подвид в иерархии административных специальностей. Для каждого работодателя идеал помощника свой, но есть константа – всем нужен надежный, преданный и ответственный помощник, способный брать на себя все организационные и информационные задачи, освободить руководителя от нерациональной траты времени и умело решать стандартные и нестандартные проблемы.
ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя
- подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
- ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;
- организация командировок.
Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора
- уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);
- быть в курсе всех событий в компании;
- ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании;
- решать любые вопросы за минимально короткое время – и всегда с положительным результатом;
- поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь.
- организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
- организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны;
- личное знакомство с руководителями авиакомпаний;
- организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков. Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки – от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню;
- контроль подрядчиков и служб в других странах;
- тщательный мониторинг цен на аренду люкс-автомобилей, яхт, бизнес-джетов, умение договориться о предоставлении скидки.
- перевод на деловых встречах;
- письменный перевод документов;
- ведение деловой переписки на иностранном языке.
