Сроки хранения документов с 1 октября 2021
Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Изменились сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
- Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
- Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2021 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
- Приказ Росархива от 20.12.2021 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
- «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2021 (носят методический и информативный характер).
Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.
Нормативная база
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.
Практически все документы по охране труда ведут в бумажном формате. Документы расследования несчастных случаев могут содержать в себе не только бумаги, но и рентгеновскую пленку, грампластинки, так и СД диски, ведь в материалы по расследованию НС присоединяют все источники информации, которые рассматривала комиссия, и которые не являлись вещественными доказательствами в суде, подлежащими уничтожению или возврату потерпевшим.
Вступившие в силу новые сроки хранения документов по охране труда привлекли внимание наших коллег. В статье мы рассказали, как изменились сроки хранения, и как теперь необходимо организовать работу с документами компании.
Как изменились сроки хранения и чем это грозит специалисту по охране труда
Известно, что бумажные документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных физических факторов: воды, огня, света и плесени. Со временем любая бумага и печать на ней неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием факторов окружающей среды.
Для ряда документов установят отдельные сроки хранения. Например, уведомлениям и предупреждениям работников необходимо обеспечить сохранность в течение трех лет. Заявления сотрудников о выдаче справок по работе и их копии нужно сберегать на протяжении года. Журналы, книги учета инструктажа по охране труда должны храниться 45 лет.
- документов о дисциплинарных взысканиях – 3 года, а не пять;
- заявок о потребности в иностранцах – 1 год вместо 5;
- документов о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет вместо постоянного хранения;
- книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – хранить 45 лет, а не постоянно.
Хранение бухгалтерских документов в 2021 году
- срок хранение счетов-фактур составит 5 лет вместо 4;
- документы о получении заработной платы (при наличии лицевых счетов) нужно хранить шесть лет вместо пяти;
- срок хранения реестров сведений о доходах физических лиц уменьшится до 5 лет (с 75-ти);
- книги учета доходов и расходов для организаций и ИП на УСН должны сберегаться 5 лет (по действующим правилам – постоянно).
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33 (п. 3.2.5);
- Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2021 (п. 3.4);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2021 № 526;
- Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2021 г. № 073 по заказу Федерального архивного агентства).
Таким образом, кроме перечисленных случаев обязательного составления номенклатуры дел, для обеспечения сохранности документов рекомендуется утверждение номенклатуры дел в любой организации независимо от формы собственности.
Все ли организации должны иметь утвержденную номенклатуру дел?
Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2021 № 236 изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов. Одним из нововведений является изменение сроков хранения документов по личному составу. В частности, дела, законченные делопроизводством до 1 января 2021 года, должны храниться 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2021 года — 50 лет.
Документы, которые образуются в процессе деятельности предприятия или государственного органа по закону необходимо хранить определенный срок. Это делается в целях обеспечения сохранности информации как в целях проверки, так и в целях установления фактов о деятельности организации и персонала (например, для подтверждения стажа).
Правовая основа
В России изменились сроки хранения документов – в 2021 году в организации должны применяться сроки, утвержденные Федеральным архивным агентством (ФАА) 20.12.2021г. (приказа №236). Так как опубликован данный распорядительный акт на официальном портале правовой информации 07.02.2021г. (потребовалось время для его регистрации в Минюсте РФ — это обязательная процедура для приказов Министерств и ведомств), то вступил в силу он 18.02.2021г. на основании п. 12 Указа президента РФ №763 от 23.05.1996г.
Основные изменения
С 18 февраля 2021 года вступает в силу приказ Федерального архивного агентства, утверждающий новые сроки хранения документов в 2021 году. В статье приведем обзор наиболее значимых изменений, вносимых этим распорядительным актом.
- Вызвать заведующего отделом или старшего менеджера и указать на обнаруженную позицию. Ответственное лицо должно извиниться за неприятную ситуацию и тут же принять меры по устранению товаров с прилавков магазина.
- При нежелании персонала сотрудничать покупатель может потребовать книгу жалоб и предложений, где может внести запись о происшествии. Под ней обязательно необходимо указать контактные сведения о человеке, для получения обратной связи и извещения о принятых мерах.
Действия потребителя
В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.
Административная ответственность
- по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется — приказ руководителя организации;
- «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).
Номенклатура дел в организациях позволяет систематизировать все накопившиеся в процессе работы дела. При ее составлении необходимо руководствоваться различными нормативными актами. Рассмотрим, что включает в себя номенклатура дел на 2021 год с новыми сроками хранения.
Законодательное регулирование
Номенклатура дел (НД) утверждается еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК. Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия; с ней согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции. Чаще всего номенклатура дел отдела кадров на 2021 год (с новыми сроками хранения) ведется специалистом кадрового отдела.
Правила формирования номенклатуры
При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных бланков, которые изданы в одном календарном годовом периоде. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Период содержания номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения
Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
I. Общие положения
1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2021 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 43, ст.4169; 2021, N 1, ст.19), с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2021 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2021, N 26, ст.4034; 2021, N 52, ст.8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы с истекшим сроком хранения вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Форма акта приведена в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций.
Также по факту утраты документов директор и бухгалтер организации могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной статье, Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 10 тысяч рублей.
Что делать с документами при ликвидации компании
Также документы могут храниться в электронном виде. При этом электронные документы должны быть заверены с помощью электронной цифровой подписи. Об этом говорится, в частности, в письме Минфина от 24.07.2021 № 03-02-07/1-314.
Хранение этой группы документов регламентировано № 402-ФЗ, принятым 6 декабря 2021 года. Статья 29 Федерального закона определяет продолжительность нормативного срока хранения всей бухгалтерской документации, равную 5 годам.
Организации, нарушившие правила хранения документации, наказываются в соответствии с положениями НК и Кодекса об административных правонарушениях РФ. Ст. 120 НК РФ предусматривает штраф в размере 10 тыс. руб., если налогоплательщик не сумеет предоставить учетные документы за налоговый период. В случае, если организация не предоставляет учетную документацию за несколько периодов, штраф возрастает до 30 тыс. руб. Если эти действия привели к снижению налогооблагаемой базы, то Федеральная налоговая служба вправе применить дополнительные санкции, размер которых составляет 20%от общей суммы недополученных налоговых отчислений, но не менее 40 тыс. руб.
Особенности хранения кадровой документации
Если срок хранения документации подошел к концу, она уничтожаются. Для этого предварительно составляется акт, где перечисляются названия и количество документов на утилизацию. Такие акты подписывают члены комиссии, которую утверждает директор организации. Комиссия фиксирует либо уничтожение бумаг, либо их передачу на переработку. К акту прикрепляется накладная, по которой документы уничтожались или отправлялись на утилизацию. Дальнейшее хранение актов и накладных осуществляется в организации.
Отдельным Приказом Росархива от 20.12.2021 N 237 также утверждена новая Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Инструкция вступит в действие 25.02.2021
Перечень включает документы, которые создаются в процессе деятельности организаций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности при осуществлении однотипных управленческих функций, с указанием сроков хранения.
Для каких документов уменьшили срок хранения
Росархив опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Приказ Приказ Росархива от 20.12.2021 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» вступает в действие 18 февраля 2021. Ранее действовавший приказ Минкультуры утратил силу.
12 Окт 2020 hiurist 206