Документы Для Отчета Подотчетных Сумм С 01072020

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Приказ о выдаче подотчетных сумм. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать.

Отчетность по потраченным деньгам

Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

Правила по хранению, сроки

Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков. Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена. Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет:

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно?

Выдавать наличные деньги под отчет можно если сотрудник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средства. Так можно поступать с 19 августа 2017 года. Однако это не означает, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным сумма работникам больше не нужно. Даже после 19 августа 2017 года (например, в 2020 году) о потраченных деньгах работник должен передать в бухгалтерию отчетные документы.

Сроки выдачи денежных средств

По общему правилу, сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Но что делать, если срок возврата установлен не был? По мнению налоговиков, в такой ситуации сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, утверждать не обязательно, но целесообразно. Можно определить их в локальном нормативном акте (в отдельном документе или в разделе в положении о документообороте в организации).

ПРЕДЛОЖЕНИЕ РЕКЛАМОДАТЕЛЯМ

При окончательном расчете работник возвращает неизрасходованные деньги, а в случае, если было потрачено больше запланированного, сумма перерасхода выплачивается работнику, но после утверждения руководством организации.

ООО «РАЙТ ВЭЙС». Аудиторские и консалтинговые услуги предлагает:

На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер отчета и дату его составления, свои фамилию и инициалы, структурное подразделение (при его наличии), табельный номер, профессию (должность), назначение аванса (например, командировочные расходы).

Подотчетные суммы — это деньги, которые выдаются сотрудникам для исполнения поручений компании. Относительно недавно установлены новые правила подотчета — с 19 августа 2017 года, с принятием новой редакции указания Банка России № 3210-У.

Интересное:  Могут ии описать имущество еслиплатишь долг

Как получить деньги

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Какую сумму выдавать подотчет

Как указано в п. 6.3 указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, до 19.08.2017 запрещалось выдавать деньги, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах. Здесь ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь деньги допускается выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам.

В унифицированном бланке авансового отчета по форме АО-1 предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Поэтому организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными. Потому что с 2013 года для организаций негосударственного сектора бланки, утвержденные ранее Госкомстатом России, не являются обязательными к применению. Однако эти изменения не коснулись кассовых и банковских документов. Принимая решение использовать свои бланки, следует убедиться, что каждая представленная на утверждение руководителю форма — старая или обновленная — в итоге имеет все семь обязательных реквизитов. Их перечень установлен в статье 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя. Расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП). Или письменному заявлению работника. Составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке. На который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели. Которые прописаны в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Деньги в ПОДОТЧЕТ

Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации. Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия. А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье.

Например: если речь идет о командировке и приобретении билетов в электронной форме. В тех случаях, когда распечатки электронного билета или посадочного талона нет (они были потеряны работников), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком и заверенной его печатью. В этой справке должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость:

Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ, в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Выдача под отчет сверхлимитного остатка в кассе

  • включение затрат работника в счет 71 свидетельствует о согласии работодателя зачесть долг перед работником, у работодателя наступает материальная ответственность за свои действия по несвоевременной выплате работнику иных выплат, причитающихся работнику;
  • если авансовый отчет так и не был утвержден руководителем, проценты рассчитываются с даты представления авансового отчета работником работодателю.
  1. Чека за проживание может и не быть, так как гостиницы не используют кассы до 1 июля текущего года. В этом случае может быть предоставлен только счет на оплату
  2. Если работник ездил в командировку на своей машине, то к отчету прикладываются чеки на топливо, путевка на маршрут поездки
  3. Если сотрудник добирался до места назначения поездом или самолетом, то необходимо предоставить не только билет, но и документ, который подтвердит, что поездка действительно состоялась. Если использовался электронный билет, то необходимо предоставить его распечатку, а также посадочный талон. Если талона нет, то можно запросить у перевозчика, например, справку, которая подтвердит, что сотрудник действительно был в дороге. Нужно разъяснить работникам, что посадочный талон необходимо распечатывать в обязательном порядке и закрепить этот момент во внутренних документах компании, которые касаются командировочных расходов
  4. Если работник находясь в командировке перемещался на такси, то нужно иметь чек на такую перевозку и прилагать его к авансовому отчету
Интересное:  Какие Предусмотрены Федеральные Льготы Для Ветеранов Труда В Ярославской Области

Итак, в организации выдаются деньги под отчет. Для начала следует сказать, что за последнее время правила выдачи сильно изменились. Однако одно остается неизменным – механизм работы с подотчетными суммами должен быть прописан во внутренних документах компании.

Авансовый отчет и общие правила его составления

После того, как денежные средства потрачены, работник должен предоставить по ним авансовый отчет не позднее, чем через 3 дня, относительно даты, установленной в приказе. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие документы. Следует помнить, что, поскольку в настоящее время широкое распространение получили онлайн – кассы, чек может прийти в электронном виде, но его необходимо распечатать и приложить к авансовому отчету. Если документ утерян или его нет на руках, необходимо приложить к отчету письменные пояснения. В этом случае только директор (в соответствии с установленным внутренним порядком) решает принимать в составе отчета затраты без документов или нет.

Список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, утверждать не обязательно, но целесообразно. Можно определить их в локальном нормативном акте (в отдельном документе или в разделе в положении о документообороте в организации).

ПРЕДЛОЖЕНИЕ РЕКЛАМОДАТЕЛЯМ

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности работодателю, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица. Оно составляется в произвольной форме и должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания № 3210-У).

ООО «РАЙТ ВЭЙС». Аудиторские и консалтинговые услуги предлагает:

Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо обязано сдать в кассу организации по приходному кассовому ордеру (например, в момент сдачи отчета), а сумма перерасхода выплачивается ему, как правило, по расходному кассовому ордеру (или переводится на зарплатную карту).

  • ДТ71 КТ50(51) – выданы деньги в подотчет из кассы (расчетного счета).
  • КТ71 ДТ20 (26, 44, 71) – списание средств на расходы основного производства (общехозяйственные затраты, дополнительные издержки на реализацию).
  • КТ71 ДТ07 (10, 15, 41) – подотчетные суммы использованы на приобретение материальных ценностей.
  • КТ71 ДТ50 – возврат средств в кассу.
  • КТ71 ДТ94 – учтены не возвращенные в срок суммы.
  • ДТ70 КТ94 – не возвращенные суммы удержаны с подотчетного лица.

Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами. Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя. Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ. Итоги обработки отчета показывают, кто, кому и сколько должен. Если имеется разница между выданными и использованными средствами, значит, за работодателем или сотрудником числится долг.

Предоставление средств

Объектом налогообложения является доход, экономическая выгода от операции, выраженная в денежной форме. В НК РФ не сказано прямо, что выданные под отчет средства, по которым сотрудник в установленные сроки не отчитался, не признаются доходом. Согласно ст. 807 ГК, такие суммы нельзя отнести на беспроцентный займ, поскольку деньги в собственность сотрудника не переходят, и договор между физическим и юридическим лицом не составляется. Поэтому не возникает дохода в виде материальной выгоды, по которому бы начислялся НДФЛ.

Интересное:  По Какому Телефону Можно Узнать О Задолженности Квартиры В Бабушкинском Районе

Установление факта безвозмездности совершения сделки (отсутствия реальной оплаты) при наличии признаков неплатежеспособности или недостаточности имущества у должника в момент ее совершения дает основание предполагать наличие цели причинения вреда имущественным правам кредиторов и, таким образом, влияет на вывод о признании сделки недействительной в силу п. 2 ст. 61.2 Закона № 127-ФЗ.

«Подотчет» как способ вывода активов компании

Кроме того, ТМЦ и услуги, оплаченные за счет подотчетных средств, на учет не приняты (не оприходованы). Довод компании о том, что расходы подотчетного лица, указанные в чеках, приложенных к авансовым отчетам, относятся к хозяйственной деятельности компании в соответствии с распоряжениями руководства, суд отклонил. Аргументы: покупка товаров, указанных в чеках, прилагаемых к авансовым отчетам, отсутствуют в целях п. 2 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов», и они не являются товарами для нужд компании (приобретены на личные (потребительские) нужды предпринимателя). А перечень операций, на которые компания вправе расходовать денежные средства, поступившие в кассу, является закрытым.

Ошибки при оформлении подотчетных документов

Пренебрегая приведенными правилами, можно потерять существенную часть расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу (ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, от 10.11.2009 № 03-03-06/1/733, ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@).

На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету. Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.

Как выдать деньги под отчет

Порядок и размер (норматив) возмещения суточных коммерческая организация устанавливает самостоятельно, оформив это приказом руководителя или закрепив в коллективном (трудовом) договоре (ст. 168 ТК РФ). Каких-либо законодательных ограничений на размер суточных нет. Суточные – это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Их командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет. Чаще всего сотрудники тратят суточные на питание.

Расходы на проезд в командировку

Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, то момент компенсации сотруднику перерасхода для признания затрат по приобретенным товарам (работам, услугам) не важен. Расходы признавайте в период их осуществления. Об этом прямо сказано в пункте 1 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно. Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Обоснованный перерасход

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 31 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. На эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, где выделен НДС в сумме 320 руб.), счет-фактура отсутствует.