Главная / Тестовая рубрика / Электронная подпись для юридического лица что это

Электронная подпись для юридического лица что это

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Электронная цифровая подпись (ЭЦП): виды и их отличия. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Также электронный документооборот, в котором используется УКЭП, может быть интегрирован в бухгалтерское программное обеспечение. Это позволит не дублировать на бумаге не только договоры, но и счета-фактуры, и первичные документы.

В настоящее время термин «электронная цифровая подпись» в официальных документах не используется. С 2021 года он заменен более коротким понятием — электронная подпись. Таковой является информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с этой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Данное определение содержится в статье 2 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Что такое ЭЦП: определение

Усиленные электронные подписи предполагают работу с отпечатками документов. Разница между неквалифицированной и квалифицированной подписями состоит в степени серьезности проверок, которые нужно пройти для их получения. Неквалифицированную можно создать самостоятельно при помощи различных программ (в т.ч. почтовых). А вот усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) может выдать только специальный удостоверяющий центр, который прошел установленные государством процедуры аккредитации и лицензирования.

Производство УКЭП доверяется государством только сертифицированным центрам. Их аккредитацией занимается определенное Министерство, на сайте даже есть перечень согласованных организаций, где могут выдать ЭП.

Это самый сильный способ удостоверить документацию. Здесь используется криптозащита, которая одобрена Федеральной службой безопасности. Подписанные так электронные бумаги могут приравниваться к обычным бумажным с правильным оформлением.

Получение квалифицированного сертификата электронной подписи любого открытого или открывающегося юридического лица

Как именно передать бумаги проверяющей стороне, зависит от их внутренней политики. В некоторых из них можно передать их лично или выслать копии по почте электронно. Но для физических лиц обычно обязательно персональное присутствие.

Определить лицо, на которое будет оформлена ЭЦП (как правило, это директор предприятия).
Собрать полный комплект документов.
Написать заявление на получение оформленного сертификата с ключами.
Оплатить счет.
Установить программное обеспечение для ведения электронной документации (чаще всего это JAVA приложения).
Пройти обработку заявки на сертификаты у администратора Удостоверяющего центра.
Забрать и установить сертификат и ключи в программу.

Как уже было сказано ЭЦП – реквизит электронной документации, получаемый путем криптографической обработки информации (шифрованием). При этом ключ шифрования закрыт. Такая процедура поможет защитить документ от несанкционированного доступа и изменений, подделок. Он состоит из набора битов ( пароль невозможно подобрать) и в рамках ведения электронной документации дает возможность аутентифицировать, проверить целостность документа и гарантировать факт подписи конкретных сообщений. Цифровая подпись оформляется на сотрудника фирмы, который будет ответственным за ведение документации в электронном виде, и связывает в одно целое зашифрованную бумагу и секретный ключ. Получается, что без нарушения целостности документа вносить в него изменения нельзя. Ключ хранит полные реквизиты компании, он находится только у лица, уполномоченного подписывать документацию.

Правовые основы

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) это реквизит цифрового документа для его идентификации и подтверждения юридической значимости. ЭЦП юридического лица по значимости соизмерима с подписью владельца компании, но при этом она не является отсканированным вариантом этой подписи.

В теории, любая вариация логин/пароля или кода из СМС-сообщения, используемого для идентификации пользователя на сайте, является электронной подписью. Но для создания электронных документов, которые имеют юридическую силу и отвечают спецификациям по ФЗ 63 применяется так называемая «усиленная» электронная подпись. Она бывает следующих типов:

Интересное: Договор на разовую работу с физическим лицом

Вариации ЭЦП для юридических лиц

Закрепление авторства за документом. Подписанный с помощью ЭЦП электронный документ нельзя отредактировать (но можно создать его копию, доступную для редактирования, но такой файл уже будет без подписи).
Взаимодействие с порталом Госуслуг. При использовании ЭЦП для входа снимаются все ограничения, которые имеются у тех пользователей, использующих связку логин/пароль. Чаще всего юридические лица используют электронную подпись для работы с ФНС и удаленной отправки финансовой отчетности.
Регистрация в качестве участника в электронных торгах или аукционах. Это касается и федеральных площадок, где выставляются государственные тендеры.
Получение доступа к специальным банковским сервисам. К примеру, в том же Сбербанке юридическое лицо с ЭЦП получает возможность управлять своим расчетным счетом, открывать дополнительные в иностранной валюте, регистрировать новые онлайн-кассы и так далее. С каждым днем все больше банков поддерживают работу с электронными подписями.

Для чего нужна юридическому лицу ЭЦП?

Неквалифицированная. Считается устаревшей вариацией усиленной электронной подписи для юридических лиц, представляет собой обычный шифр, который записывается в устанавливаемый цифровой сертификат. Но на текущий момент она действует и на портале Госуслуг, ею же можно подписывать электронные документы.
Квалифицированная. Это своего рода вариация более защищенной подписи, где шифр создается на основе криптографического алгоритма, ключ дешифровки формируется аналогичным образом. Такая подпись считается более защищенной, но для её полноценного использования потребуется установить специализированную программу – КриптоПро (или плагин для браузера, если кому-то удобней работать с ЭЦП таким образом).

ЭЦП стала неотъемлемым атрибутом деловой жизни компании, а ее применение регламентирует закон «Об электронной подписи» от 06.04.2021 № 63-ФЗ. ЭЦП удостоверяет документ в электронном формате, отождествляя его с росчерком пера, визирующего документ на бумаге.

ЭЦП для юридического лица

Законом не ограничивается число сотрудников одной фирмы, которые вправе получить личную ЭЦП для применения ее в визировании разных видов документации. При этом уполномоченное лицо может подписывать документы лично и использовать виртуальный аналог автографа.

Какая электронная подпись используется в организации

Электронная цифровая подпись для юридических лиц – аналог подписи полномочного лица, поэтому для ее получения необходимо представление личных данных сотрудника. Однако, поскольку он оформляет ЭЦП для рабочих целей компании, то действовать должен от ее имени на основании доверенности. Компания, в свою очередь, становится заявителем на создание подписи для определенного сотрудника. Доверенность на получение подписи оформляется в свободной форме, но имеет обязательные реквизиты:

аккредитация не реже раза в 5 лет (для получения усиленной ЭЦП);
наличие средств для создания электронных подписей, подтвержденных службами безопасности;
минимум 2 сотрудника в штате, которые занимаются изготовлением и вручением клиентам сертификатов ЭЦП.

сертификат ключа подписи (СКП) – открытый ключ, отпечатанный на бумаге;
закрытый и открытый ключи на носителе – флешке;
сертификат электронной цифровой подписи для подтверждения ее истинности – выдается для усиленной квалифицированной ЭЦП (содержит регистрационный номер, срок действия, данные пользователя, ключ для проверки, реквизиты оформителя и другую информацию).

Шаг 3. Заполнение анкеты.

Выбор вида зависит от задач, которые потребуется решать с помощью ЭЦП. Возможно, стоит подумать о том, чтобы получить наиболее универсальную версию – усиленную квалифицированную подпись, применяемую в любых сферах документооборота и постепенно вытесняющую первые две разновидности.

Когда возникает необходимость получить ЭЦП для юридических лиц, большинство представителей коммерческих компаний предпочитают именно усиленную квалифицированную подпись, которая обеспечивает максимальную защиту электронных документов.

Выбираете универсальный для конкретного бизнеса вид подписи.
Уточняете статус уполномоченного центра (для получения КЭП требуется обращение в аккредитованный УЦ).
Оформляете и подаете заявку с сопроводительным пакетом бумаг.
Уплачиваете государственную пошлину.
Получаете ЭЦП.

Кому необходимо получить ЭЦП для юридических лиц

Как оформить электронную подпись для юридических лиц, насколько это сложный и длительный процесс? Как и большинство цифровых услуг в наше время, процедура проста и отнимает минимум времени. Единственное отличие от процедуры для физических лиц — владельцам коммерческих компаний потребуются документы, подтверждающие их юридический статус.

Интересное: Какие Выплаты Положены На Погребение Вдове Чернобыльца

Криптопровайдер — это независимый модуль, выступающий «посредником» между операционной системой, которая с помощью определенного набора функций управляет им, и программой или аппаратным комплексом, выполняющим криптографические преобразования.

Визуализация электронной подписи в самом документе при его открытии не предусмотрена ввиду того, что она является реквизитом. Но есть исключения, например, электронная подпись ФНС при получении выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП через онлайн сервис условно отображается на самом документе. Скриншот можно найти по ссылке.

Информационная безопасность в мире цифровой экономики

С определенной долей упрощения можно говорить, что безопасность электронной подписи и сервисов, предоставляемых на ее основе, базируется на том, что «закрытые» ключи электронной подписи хранятся в секрете, в защищенном виде, и что каждый пользователь ответственно хранит их и не допускает инцидентов.

Поэтому, хотя хозяйствующие стороны при наличии юридически действительного соглашения могут организовать электронный документооборот, применяя усиленную неквалифицированную электронную подпись, если есть вероятность возникновения споров с контролирующим органом, смысл в таких документах утрачивается.

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в Налоговом кодексе не определены.

Усиленная квалифицированная электронно-цифровая подпись

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) — это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Для подачи отчетности в ведомства, контролирующие работу юридических лиц. Можно подавать документацию в ФНС, ПФР, ФСГС, ФСС и другие службы. Для подачи отчетности часто пользуются специальными программами, наподобие Контур-Экстерн, СбиС. Это понятное ПО, с помощью которого отслеживают этапы обработки отчета. Процесс передачи документации защищен от технических сбоев. На некоторых порталах государственных ведомств информацию передают бесплатно, но часто внутренние сервисы работают со сбоями, поэтому отчеты теряются.
Для взаимодействия с порталом Госуслуги. Здесь получают государственные лицензии, аккредитации, выписки, справки. Также подают заявки на патенты и многое другое.
Для торгов. Цифровой ключ – это гарант ответственности сторон, совершающих сделку, который удостоверяет, что договор заключают реальные люди и компании. В торгах участие без цифрового ключа невозможно. Только при его наличии можно оставлять заявки на площадках госзаказов, заказов некоммерческих организаций, учрежденных государством, и тендерах предпринимателей.
Для суда. Заверив документацию ЭЦП, отсылают бумаги в суды любой юрисдикции. Это востребовано, например, при банкротстве.
Для документооборота. Цифровая передача документации – конкурентное преимущество фирмы. Документооборот выполняется внутри компании, между юрлицами. Это в разы сокращает расходы на пересылку, курьера, позволяет оперативно взаимодействовать с партнерами, ускоряет принятие решений, обеспечивает максимальный контроль оборота бумаг в пределах фирмы и полную конфиденциальность сведений.

Предприниматель экономит время при оформлении документации.
Бумаги на 100% защищены от подделок.
Сфера деятельности компании расширяется.
Можно заключать международные сделки.
Упрощается ведение электронной отчетности.
Снижаются финансовые риски.

Преимущества и разновидности электронной подписи

Электронная подпись для юридических лиц – это инструмент ведения бизнеса, открывающий больше перспектив для развития. Помощь в получении ЭЦП оказывают юристы КА «Редиссон». Мы работаем с предпринимателями Москвы и берем на себя бюрократические проблемы, связанные с решением этого вопроса.

Как видим, серьезных различий между ЭЦП для физических и юридических лиц нет. Изготовление и применение подписи происходит одинаковым способом, различаются лишь документы, которые необходимо подавать в удостоверяющий центр.

Вместе с указанными документами для получения ЭЦП необходимо предъявить копию паспорта человека, на которого оформляется подпись. Кроме того, требуется подписать согласие на обработку личных данных. Эти же документы предоставляются и при получении эцп физическим лицом .

Различные сферы применения

Наконец, и юридические и физические лица одинаковым образом пользуются инструментом электронной подписи. С его помощью приобретают юридическую значимость всевозможные документы, сообщения, заявления и т. д. Срок действия сертификата ЭЦП во всех случаях составляет 1 год, после чего его следует продлить.

Интересное: Выдаются ли удостоверения детя чернобыльцам

В настоящий момент применение неквалифицированной подписи для формирования документов налогового учета может послужить основанием для возникновения спорных ситуаций с налоговыми органами. Налоговая служба не признает документ, подписанный неквалифицированной подписью, равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью.

Электронная отчетность в государственные органы. Документ, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу и потому может применяться при сдаче отчетности в электронной форме в государственные органы: таможенные, налоговые, внебюджетные фонды, органы статистики и учета и др.
Электронные торги (коммерческие или по госзаказу). Торги в электронном виде проводятся на электронных торговых площадках. Для регистрации на них, отправки заявок и подписания контрактов поставщикам необходим сертификат ЭЦП.
ЕГАИС. ЭЦП необходима для регистрации в ЕГАИС. На крипто-ключ JaCarta записывается сертификат электронной подписи. Ключ необходим для защиты информации, передаваемой в ЕГАИС, а также он используется непосредственно для соединения с системой. С помощью крипто-ключа документам присваивается электронная подпись и они приобретают юридическую силу.
Корпоративный документооборот. Являясь полным аналогом собственноручной подписи ЭЦП может использоваться при визировании абсолютно любых документов, как внутренних, так и внешних. Применение ЭЦП в документообороте организации и ИП значительно сократит время подготовки, подписания и доставки документов до адресата.
Электронная регистрация сделок с недвижимостью. ЭЦП значительно упрощает и удешевляет процедуру регистрации сделок по купле-продаже недвижимости и получения выписок из ЕГРП о сделках с переходом прав на недвижимость.
Госуслуги. С помощью ЭЦП любой гражданин может направлять обращения и заявления в государственные и муниципальные органы («электронное правительство», «электронный гражданин»).

Для чего нужна ЭЦП

Неквалифицированная ЭЦП, помимо удостоверения лица, подписавшего документ, позволяет защитить информацию, содержащуюся в документе от подделки и искажения. Данный вид ЭП имеет среднюю степень защиты и для его использования необходим сертификат ключа проверки. В большинстве случаев, для приравнивания неквалифицированной подписи к бумажному документу с собственноручной подписью, необходимо заключение дополнительного соглашения.

Устройство подключается к компьютеру и после настройки рабочего места, подпись готова к использованию.
Для расшифровки электронной информации используется специальная программа — криптопровайдер. Эта программа обеспечивает подлинность и целостность файла, к которому в установленном порядке прикрепляется ЭЦП.

Электронная цифровая подпись для юридических лиц: особенности и преимущества

К слову, если в вашей компании нет бухгалтерского отдела, выполнить его функции могут специалисты на аутсорсе. Это удобно и выгодно: специализированные компании готовы взять на себя все ваши заботы с персоналом, бухгалтерией, налоговой отчетностью. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штатных сотрудников.

Когда использование ЭЦП обязательно

Усиленная неквалифицированная электронная подпись формируется с помощью криптографического преобразования информации и имеет дополнительные признаки защиты: ключ проверки и подтвержденные средства электронной подписи. Усиленная неквалифицированная электронная подпись даёт возможность вести электронный документооборот, но для придания своим действиям юридической значимости его участники должны заключить между собой соглашение, в котором будет прописан порядок использования электронной подписи и признание ее равнозначности.

Одним из новых веяний в налоговой и коммерческой сфере стала электронная подпись для юридических лиц. Многие компании ведут документооборот, заключают сделки и отправляют налоговую отчетность через Интернет. И во всех случаях необходимо заверять документ, чтобы подтвердить его подлинность, авторство и отсутствие несанкционированных изменений. Она подтверждает, что в документ не вносились никакие несогласованные правки. В итоге ЭЦП для юридического лица равносильна подписи чернилами под обычным бумажным документом, а в ряде случаев она способна заменить даже печать организации.

Как работает электронная подпись

ЭЦП представляет собой реквизит документа в виде цифрового кода, который формируется методами криптографии. Поставить такую подпись может только один человек или уполномоченный представитель организации.

Этапы получения электронной подписи

ЭЦП уже активно используется в документообороте между представителями бизнеса, а также с различными государственными структурами. Квалифицированная электронная цифровая подпись для юридических лиц позволяет:

12 Окт 2020 hiurist 165