Главная / Трудовые споры / Заверение трудовой книжки с 1 июля 2021

Заверение трудовой книжки с 1 июля 2021

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

С 1 июля 2021 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2021. В нормативном акте есть важное разъяснение. В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму. К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя. Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно.

На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
Подпись лица, заверяющего документ.
Указание даты заверения.
Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
Проставление печати фирмы.

Этапы заверения копии трудовой книжки

Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным. Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки в 2021 году важно не только кадровикам, но и работникам.

Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).

Как заверить трудовую книжку

С какой бы целью сотрудник компании или ИП ни обращался к работодателю, последний, согласно статье 62 ТК РФ, не имеет права отказать. Однако правила заверения трудовой книжки отводят кадровикам на эту несложную операцию целых три рабочих дня.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Заверенная по всем правилам копия, с правильно внесенной записью на последнюю страницу о работе и «в настоящее время», позволяет работнику реализовать свои права, вытекающие из факта трудовой занятости: получить кредит, некие льготы, образование по выбранной специальности, загранпаспорт, удостоверить факты в суде и др.
Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника. Ответственные лица организаций различных форм собственности не должны забывать, что за его нарушение предусмотрена ответственность, вплоть до административной или уголовной.
Даже если работник по каким-то причинам опоздал предоставить копию и она «устарела», выдать новую бесплатно и в трехдневный срок – обязанность работодателя.

Без заявления — никаких документов

Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Интересное: Пайковые чернобыльские луганскаяобласть по годам

Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2021 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2021 года. При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2021 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.

С 1 января 2021 года в России стала вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Электронная книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям открывает новые возможности кадрового учета. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо. Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате.

Немного о трудовой книжки.

Согласно ст. 2 Федерального закона от 16.12.2021 № 439-ФЗ каждый работник до 31 декабря 2021 включительно обязан сделать выбор относительно того, будет ли работодатель продолжать вести его бумажную трудовую книжку или перейдет на предоставление ему сведений о трудовой деятельности. Воля работника должна быть выражена в соответствующем письменном заявлении. Если работник отказывается от продолжения ведения его бумажной трудовой книжки, то работодатель должен внести в нее запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности и выдать трудовую книжку на руки работнику. При этом срок, в который работодатель должен исполнить эту обязанность, в законе не оговаривается.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Образец заверения трудовой книжки

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Для изготовления ксерокопии ТК работающего гражданина после последней записи в следующей строке с указанием даты делается приписка «работает по настоящее время». Номер записи соответственно ставится следующий. Далее должность, фамилия, инициалы заверяющего, печать организации. И основная отметка «копия верна».

Оформление выписки из ТК

Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Интересное: Можно Ли Оформииь Субсидию Не На Собственника

Если компания не включила в номенклатуру дел трудовые книжки как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой книжки можно, например, указать: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году

Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:

Трудовая книжка является основным подтверждением стажа человека и его трудоустройства. Поэтому она нередко требуется гражданам. Но по трудовому законодательству, если человек официально устроен на работу, книжка должна храниться в организации. И получить на руки ее можно только в случае, если она вам требуется для предъявления в Соцстрах.

Частые ошибки

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2021

заверять необходимо только печатью организации;
она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
не должна захватывать подпись удостоверяющего;
может заходить на наименование должности, если не хватает места;

Проверьте внутренние документы компании, где прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего трудового распорядка обновите разделы “Прием на работу” и “Выдача сведений о трудовой деятельности”. В них нужно прописать новшества из новой редакции Трудового кодекса РФ.

Личные данные работников (ФИО, даты рождения, образование, специальность);
Даты о приемах, переводах и увольнениях;
Названия компаний и должностей;
Наличие печатей;
Реквизиты приказов о приемах и увольнениях;
Наличие ссылок на статьи ТК РФ в записях об увольнении;
Наличие записей о переводах;
Формулировки записей об увольнении.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.

Особенности заверения для банка

Законом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия. Различные организации могут устанавливать свои сроки. На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др.
В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.

Здесь может быть указан просто сейф отдела кадров, бухгалтерии или номер личного дела сотрудника, где хранятся все его документы. Такая подпись делается в одном месте, там же где указывается, что человек работает до настоящего момента.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки

Право работника на получение копии также предусмотрено 84.1-й и 89-й статьями Кодекса. Она должна быть выдана бесплатно и в трехдневный срок. Копию нужно отличать от дубликата, правила выдачи которого регламентируются Инструкцией, утв. 69-м Постановлением Минтруда.

Необходимость в копии

Например, копия трудовой книжки может потребоваться при получении российским гражданином иностранного паспорта. Приказ МИД России от 29.03.2021 N 4270 не содержит обязательного требования о предоставлении копии трудовой книжки. Однако сведения о работе физического лица должны быть указаны в соответствующем поле заявления согласно данным, изложенным в трудовой книжке. Для этой цели следует запросить у работодателя ее заверенную копию.

Интересное: Сколько платить в юстиции с тремя продавцами

Таким образом, заверенный экземпляр трудового соглашения может потребоваться как нанимателю, так и сотруднику. Удобнее всего сделать отметку о заверении у нанимателя. Для этого потребуется написать заявление о выдаче копии.

В 2021 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании. Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной.

Сколько действительна копия трудовой книжки

Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.

1 июля 2021 года в силу вступает новый ГОСТ Р 7.0.97-2021, которым будут установлены новые требования к оформлению первички и копий трудовых книжек. В соответствии с новым ГОСТом на копии книжки, которую работодатель оформляется для себя должна стоять пометка «ВЕРНО». Рядом за отметкой ставится подпись сотрудника, отвечающего за заверение документов, подпись этого лица, расшифровка подписи, а также дата, когда происходит заверение копии. Если копия оформляется для иной организации, то помимо вышеуказанного необходимо также указать место хранения оригинала трудовой книжки. В статье рассмотрим какие появились требования к трудовым книжкам с 1 июля 2021 года, а также приведем образец заверения копии трудовой.

Изменения в трудовых книжках с 2021 года

Важно! В соответствии с новыми правилами 2021 года при заверении трудовых также потребуется указать, где хранится подлинник книжки. Это требуется только в том случае, если копия книжки предоставляется в иную организацию. Если работодателю она требуется «для себя», то такая запись не потребуется.

Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2021 года

В соответствии с новыми требованиями к заверению трудовых, действующими с 1 июля 2021 года, в копии необходимо указать место хранения оригинала книжки. Формулировка, которая вносится в копию указана в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2021. В соответствии с ГОСТом, указать необходимо не только наименование работодателя, сохраняющего документ, но и дело, в котором он хранится.

Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек (см. также п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2021 № 225).

Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи

Это многостраничная копия. Поэтому заверительную надпись нужно делать на каждой странице.
На последней странице обязательно нужно написать «Работает по настоящее время» и указать дату выдачи копии. Как правильно делать эту надпись, смотрите на нашем образце.
Оригинал трудовой книжки хранится не в деле, а, как правило, в сейфе работодателя, поэтому указать номер дела не получится. Это не страшно — запись о месте хранения подлинника можно видоизменить. Например, так: «Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «ХХХ»».

Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу

Отчет по форме СЗВ-ТД надо предоставлять в том числе на работников-совместителей, на дистанционных работников и на работников с бумажными трудовыми книжками. Предоставить отчет работодатель обязан только при наступлении одного из случаев:

Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.

Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку

Уведомить работников нужно до 30 июня 2021 года включительно. Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная. Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.

16 Сен 2021 hiurist 106