Должностная инструкция руководителя отдела документооборота
Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Должностная инструкция руководителя группы учета и документооборота. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
Соблюдает установленные в Компании правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в структурное подразделение.
3. Должностные функции3.1. Направления деятельности1. Контроль за деятельностью подчиненных сотрудников: — специалист отдела делопроизводства 3.2.
Должностная инструкция руководителя группы документооборота
Важно Должностные функции 1. Контролирует работу сотрудников отдела делопроизводства, вносит замечания и предложения для более эффективной работы.
Следит за выполнением поставленных задач; 3.3. Приказы и распоряжения1.
Должностная инструкция руководителя документооборота уметь на практике
Этим также занимается данный сотрудник. Если через фирму проходит большой поток документов, специалист обязан фиксировать каждый договор, каждый отчёт или заявку. Иногда этот сотрудник сам должен заниматься оформлением некоторой документации.
3.9. Разрабатывать и утверждать в установленном порядке планы периодических проверок в структурных подразделениях предприятия правильной организации делопроизводства, использования технических средств, вычислительной техники, операционных систем, а также проверок грамотности оформляемых документов.
3.2. Организовать работу по обработке поступающей (входящей) на предприятие документации, корреспонденции, писем, материалов с использованием современных технических средств, доведение их до исполнителей согласно резолюции руководства.
II. Функции
1.4. Во время отсутствия начальника общего отдела его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель, который несет полную ответственность за качественное и своевременное их выполнение.
3.1.10. Представлять заместителю директора по управлению свои предложения по применению в отношении сотрудников отдела делопроизводства мер поощрения и наказания, предусмотренных законодательством и локальными актами предприятия, в связи с надлежащим (ненадлежащим) выполнением ими должностных обязанностей.
2.1.10. Организовывать разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
Примерная должностная инструкция начальника отдела делопроизводства
2.1.1. Руководить в соответствии с локальными актами предприятия, приказами директора и распоряжениями заместителя директора по управлению организацией работы отдела делопроизводства, неся ответственность за последствия принимаемых решений.
Должностная инструкция может быть оформлена как самостоятельный документ или как приложение к трудовому договору в этом случае они оформляются единым документом, т.е. все листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица.
- требования к уровню профессиональной подготовки (наличие того или иного образования, опыт работы, стаж работы на аналогичных должностях);
- должность лица, которому руководитель отдела ИТ непосредственно подчиняется;
- перечень профессиональных знаний, которыми должен обладать руководитель;
- должностные обязанности (например: руководство отделом; контроль по устранению сбоев и неисправностей в работе компьютерной и офисной техники, программного обеспечения; ведение документооборота по организации работы и т.д.);
- права и обязанности;
- порядок обеспечения условий труда и предоставления рабочего места;
- ответственность;
- и иные сведения.
Утверждения и ознакомления с должностной инструкцией руководителя отдела ИТ
Возглавляет данное структурно подразделение руководитель отдела ИТ. Начальник отдела осуществляет руководство по поддержанию и обеспечению бесперебойной работы оборудования организации; внедрению новых программ и программных средств в целях развития организации.
2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.
1. Общие положения
1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).
Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту
2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
2.1.4. Организовывать работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
Образец документа:
2.1.15. Осуществлять постановку задач на проектирование, эксплуатацию и совершенствование (в части документационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, разработку новейших информационных технологий (в т.ч. безбумажных).
Примерная должностная инструкция начальника отдела делопроизводства
3.1.9. Обеспечивать представление заинтересованным лицам (органам) информации о состоянии организации работы отдела делопроизводства, в т.ч. документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.
2.1. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации:
1) формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями;
2) анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов;
3) организация деловых контактов и протокольных мероприятий;
4) организация исполнения решений руководителя.
2.2. . (другие функции)
Должностная инструкция помощника руководителя
Помощник руководителя имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. . (другие права)
(профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»)
5.1. Помощник руководителя привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. . (другие положения об ответственности)
Должностные обязанности. Осуществляет руководство организацией, контролем и реализацией мер по документационному обеспечению управления атомной станцией (АС). Обеспечивает совершенствование форм и методов работы с документами, соблюдение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с установленным порядком и действующими нормативами. Принимает меры по сокращению количества форм документов и оптимизации документооборота, разработке и внедрению нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, прогрессивных технологий. Осуществляет унификацию систем документации и документооборота с учетом возможности их машинной обработки. Руководит работой по приему, регистрации, учету, хранению, оперативному поиску документов и их доставке, а также работой архива АС. Обеспечивает выдачу документированной информации, копирование и размножение документов. Осуществляет контроль состояния делопроизводства в подразделениях АС. Организует работу по подготовке и поддержанию квалификации персонала отдела документационного обеспечения. Руководит работниками отдела документационного обеспечения.
Требования к работнику при приеме на работу Общие обязательные требования 7.1 Образование Высшее 7.2 Опыт работы От 1 года в области делопроизводства 7.3 Профессиональные навыки Навыки информационной и аналитической работы, знание документооборота Специальные требования 7.4 Знание специального ПО, технических систем Опытный пользователь MS Office.
Примерная должностная инструкция начальника отдела делопроизводства
3.1. Начальник службы ДОУ имеет право:
3.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности службы — по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
3.1.2. Представлять заместителю генерального директора предприятия по управлению свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников службы — в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
3.1.3. Готовить и представлять заместителю генерального директора предприятия по управлению свои предложения по совершенствованию работы службы (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
3.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы службы ДОУ.
- ПВТР.
- Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
- Уставом предприятия.
- Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
- Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
- Приказами и распоряжениями администрации компании.
Должностные обязанности специалиста по документообороту
- в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
- во время собеседования с претендентом на должность;
- в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.
Делопроизводитель – кто это?
- Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
- Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
- Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.
Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам. Менеджер по документообороту обязанности 1.2. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией.
Должностная инструкция менеджера по документообороту
Административный директор /Т. Алексина/ ______________________ (подпись) дата год Директор по персоналу и организационного развития /П. Гаврилов/ ______________________ (подпись) дата год ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ (ВСПОДО) АДМИНИСТРАТИВНОГО ДЕПАРТАМЕНТА УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ 1. Общие положения
Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту (ВСпоДО) административного департамента управляющей компании
- полное наименование должности и структурного подразделения;
- общее назначение должности;
- кому непосредственно подчиняется работник;
- порядок назначения и освобождения от должности;
- перечень всех документов, необходимых для выполнения своих обязанностей;
- квалификационные требования (уровень образования, стаж работы), а также требования к специальным знаниям и навыкам.
1.4 Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.
— постановления, распоряжения, приказы и другие нормативные, руководящие и методические документы по организации делопроизводства; — организацию планирования и оперативного управления производством; — организационную структуру управления АС, производственные и функциональные связи между подразделениями АС; — порядок разработки и требования к оформлению технической и служебной документации; — требования к организации работы с персоналом на АС; — основы экономики, организации производства, труда и управления; — основы трудового законодательства; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила по охране труда и пожарной безопасности.
Должностная инструкция руководителя документооборота уметь на практике
1.2 На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.
- На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
- Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
- Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
- Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
- Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.
Общие положения
Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.
03 Апр 2021 hiurist 130