Главная / Возмещение вреда / Срок Хранения Документов В Организации В 2022 Году Таблица

Срок Хранения Документов В Организации В 2022 Году Таблица

При их отсутствии — срок хранения 75 лет3После снятия с учетаФедеральный закон от Статья 9. Первичные учетные документы8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.Статья 29.

ценность Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле. Читайте также: В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.

Хранение документов бухгалтерского учета1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Срок хранения документов в организации в 2022 году таблица кадровых

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 236. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 50/75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

На первый взгляд трудно уловить общее в этих двух документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта. Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.

А вот от части графиков предоставления отпусков можно избавиться — их необходимо сохранять всего 3 года, и к моменту сортировки кадровой документации он уже истек (кроме графиков за 2017-2019 годы). Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2009–2016 годы не придется.

Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица

Включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона № 125-ФЗ). Поэтому необходимо обеспечить сохранность как «бумажных», так и электронных документов. Вид носителя в большинстве случае не влияет на период, в течение которого нужно обеспечивать сохранность документа. При этом юридически значимые электронные документы можно хранить, не распечатывая (см. «Минфин разъяснил, как хранить электронные счета-фактуры»).

Исходя из утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526 формы номенклатуры дел, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.

Нужно ли включать в номенклатуру электронные документы? Пункт 96 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет электронное дело как электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Поэтому электронные дела включаются в общую с делами на бумажном носителе номенклатуру. При добавлении электронных документов в общую номенклатуру нужно руководствоваться теми же правилами, которые применяются в отношении «бумажной» документации.

Из общего правила имеются исключения. Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий, можно уничтожить уже через три года (ст. 454 и 434 Перечня № 236). Такой же срок хранения определен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня № 236) и согласий на обработку персональных данных. Правда, в последнем случае отсчет трехлетнего периода начинается после истечения срока действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня № 236).

С какого момента отсчитывается срок хранения документов, используемых для расчета страховых взносов? Прямого разъяснения нет. По нашему мнению, в данном случае можно применить аналогию с налоговыми документами. То есть отсчет срока вести после окончания расчетного периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления и уплаты взносов, составления отчетности по ним.

Также минимум полвека хранятся все приказы и распоряжения по личному составу, включая документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Речь идет о приказах о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы (ст. 434 Перечня № 236).Аналогичный срок хранения распространяется и на подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), которые не были востребованы сотрудниками при увольнении (ст. 449 Перечня № 236).

Также пятилетний срок отведен для хранения приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, а также приказов о направлении в командировку работников, не занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Если же работа «вредная», то приказы о командировках нельзя уничтожать в течение 50 лет (ст. 434 Перечня № 236).

Напомним, что такой запрос может быть направлен как при проверке самого налогоплательщика (выездной или камеральной), так и в рамках « встречки » , либо вообще без назначения проверки (ст. 93 и 93.1 НК РФ; подробнее см. « ИФНС требует документы: на какие запросы нужно ответить, а какие можно игнорировать » и « ИФНС запросила данные по контрагенту или сделке: когда это правомерно, и что будет, если не ответить на требование »). Во всех случаях непредставление или несвоевременное представление каждого документа, который должен быть у налогоплательщика, обернется штрафом в 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Сколько хранить кадровые документы: новые сроки

пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
пункт 8.2 – противодействие коррупции;
пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
пункт 8.4 – награждение.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Обратите внимание!
За утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрен штраф от 10 до 30 базовых величин .

Обратите внимание. Расчетные листы и платежные ведомости подлежат хранению в течение шести лет в том случае, если в организации ведут лицевые счета сотрудников. В противном случае, согласно статьи 295 Перечня №236, на эти документы распространяется право хранения на протяжении 50 лет.

Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2022 года, а закончили работу в 2022 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2022 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.

Онлайн-сервис «Астрал.ЭДО» отвечает всем требованиям ведения электронного документооборота. Разработано несколько вариантов СЭД гибко адаптируемых под нужды пользователя. «Астрал.ЭДО» разработан для тех, кто не хочет устанавливать дополнительно ПО, а хочет как можно скорее приступить к работе. АО «Калуга Астрал» обеспечивает роуминг с 20 операторами ЭДО.

К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки. Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась. Если же она проводилась, документы по-прежнему необходимо хранить 3 года. К таким документам относятся :

образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале«Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала«Зарплатная ведомость формы Т-53 (скачать бланк)».

по ст. 15.11 КоАП РФ «Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности» (состав правонарушения охватывает «отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов»);
или по ст. 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах».

подразделение организационных вопросов (канцелярия);
кадровое подразделение;
департамент труда и заработной платы;
отдел экономического планирования, статистики и финансов;
департамент бухгалтерского учета и отчетности;
департамент налогового учета и декларирования;
отдел охраны труда;
производственно-технический отдел (ПТО);
другие подразделения.

Интересное: Замена полиса осаго с 1 июля 2021

Рассмотрим на примере, как определить, сколько лет хранить бухгалтерские и налоговые документы. Возьмем для примера товарную накладную и счет-фактуру, полученные в 3 квартале 2019 г. Товары приняты к учету, а НДС — к вычету в этом же квартале. В 4 кв. 2019 г. товары реализованы, и их стоимость учтена в расходах при исчислении налога на прибыль.

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Таблица сроков хранения договоров в организации в 2022 году

Составленный Росархивом перечень значительно сокращен и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Основная причина уменьшения количества позиций в Перечне – формирование различных видов переписки в единое дело.

Определять, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если искомых типов соглашений в Перечне не нашлось, следует с помощью п. 11 того же документа. В этом пункте указано, что если контракт, приложение к нему или акт не перечислен в иных положениях Перечня, хранить его следует 5 лет.

Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст.

А 18 февраля текущего года вступает в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и формы собственности. То есть обязателен он для применения как организациями бюджетной сферы, так и иными юридическими лицами.

Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

Сроки хранения документации по кадрам и бухучету в 2022 году

При ведении деятельности в средних и крупных компаниях ежедневно создается большое количество документов. Их необходимо хранить в архивах компании. Этот момент относится также и к небольшим организациям и ИП, которые также осуществляют документооборот. При этом нужно ориентироваться на сроки, которые установлены для хранения конкретной документации.

Однако есть исключения, к примеру, документы, касающиеся дисциплинарных взысканий, можно хранить 3 года (ст. 454, 434 Перечня по Приказу № 236). Этот же срок установлен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня по Приказу № 236) и согласий на обработку персональной информации. Правда, для согласий срок в 3 года отсчитывается после окончания срока их действий или их отзыва (ст. 441 Перечня по Приказу № 236).

Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.

Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).

Внимание! Документация, сформированная при кадровом ЭДО, хранится в течение сроков, которые установлены законодательством РФ об архивном деле (ст. 22.3 ТК). Соответственно, при переходе на кадровый ЭДО работодатели должны обеспечить сохранность этих документов в течение указанных выше сроков.

Новые сроки хранения документов в 2022 году

Во-первых, не до конца понятно, что имеется в виду под «базой данных» и о каких именно данных идет речь: например, о данных в документах бухгалтерского учета, являющихся обязательными в силу требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, или же обо всех данных, имеющихся в документах, но при этом не влияющих на отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни?

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

пересмотра ряда операционных и административных процессов (в частности, по ведению данных в системах, архивированию документов и ИТ-поддержке);
изменений ИТ-архитектуры и инфраструктуры для размещения баз данных учетных и иных систем компаний на аппаратном обеспечении, находящемся на территории РФ.

исправление должно сопровождаться подписью лиц, составивших первичный учетный документ, и должно содержать ряд обязательных реквизитов (дату исправления, должности и фамилии подписавших и проч.). Стоит отметить, что такая формулировка прямо предполагает, что исправлять документ может только то лицо, которое оформляло исходный документ (в некоторых случаях это невозможно, поскольку этот сотрудник может, например, уже не работать в компании или находиться в отпуске). Полагаем, что в ближайшее время в ходе обобщения практики могут появиться дополнительные разъяснения ответственных ведомств по данному вопросу;
внесение исправлений в бумажные документы допускается только корректурным способом: путем зачеркивания ошибочного текста или суммы и указания исправленного текста или суммы над зачеркнутым;
исправление электронных документов допускает составление нового документа, при этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа;
средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа. Стоит отметить, что в настоящее время на рынке мало известны средства воспроизведения с подобной контрольной функциональностью, что может создать дополнительные трудности при внедрении данного требования;
внесение исправлений в регистре бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, допускается либо корректурным способом, либо путем внесения исправительной записи по счетам бухгалтерского учета.

возможность оформления одним первичным документом нескольких связанных между собой операций, а также оформления первичных документов не единовременно — в момент совершения хозяйственной операции, — а с определенной периодичностью;
сохранение особенностей перевода документов в случае осуществления деятельности за рубежом: если местное законодательство предусматривает обязанность составления документов и регистров на иностранном языке, то нужен построчный перевод только регистров; если такое требование не установлено, то потребуется построчный перевод как регистров, так и первичных документов.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Трудовой кодекс РФ, статьи , , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах. (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Журнал регистрации приказов должен содержать любые распоряжения непосредственного директора предприятия, касающиеся обеспечения трудовой деятельности и каких-либо изменений в распорядке производства. Ситуации, когда сотрудник отправляется в отпуск, кадровая служба принимает на работу нового работника или подразумевается изменение должности текущего подчиненного – все это должно отражаться в приказах и, соответственно, регистрироваться в журналах.

Ответ на вопрос: а) Вопрос касается следующих документов: — Журнал передачи персональных данных клиентов; — Журнал учета передачи персональных данных работников; — Журнал регистрации уведомлений, выданных работникам. Сроки, в течение которых нужно хранить документы, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК.

В соответствии с Федеральным законом первичные учетные документы, регистры бухучета, бухотчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года. В целях главы 25 НК налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода .

Дело в том, что при подготовке оптимизационный закон переписали несколько раз, и, вполне предсказуемо, в нем появилось то, чего изначально не планировали. Поэтому редакция выделила из текста закона неочевидные изменения, которые нужно принимать в расчет уже при планировании’22. Например, срочно придется пересобрать все закупочные файлы: разделить документацию по каждой закупке на отдельные части.

Интересное: Почему В Январе Не Выплатили Ветиранские

Конечно же, такие изменения прежде всего повлияют на российские организации, входящие в международные группы компаний (МГК). Связано это с тем, что многие МГК используют «глобальные» ИТ-решения (SAP, Oracle и др.) в качестве учетной системы, а также ИТ-архитектуру, в большинстве случаев предполагающую размещение баз данных и хранилищ на серверах за рубежом.

Интересно отметить, что ФСБУ предусматривает, что конкретный вид подписи должен быть установлен в соглашении между участниками документооборота. Это требование относится ко всем видам подписи, включая квалифицированную электронную подпись, несмотря на отсутствие аналогичного требования непосредственно в законе об электронной подписи.

В Законе № 44-ФЗ раньше не было прописано никаких сроков хранения закупочных документов. Обычно использовали Закон об архивном деле и стандартные требования делопроизводства в каждом учреждении заказчика. С нового года документы по закупкам обязали хранить не менее 6 лет (ч. 15 ст. 4 Закона № 44-ФЗ). Это обозначает, что все документы, связанные с закупками в печатной форме, вы обязаны хранить и предъявлять контролерам при проверках. А контролеры смогут их запросить. Если данные из ЕИС будут противоречить данным на бумажном носителе, приоритет будет в пользу информации в ЕИС (ч. 12 ст. 4 Закона № 44-ФЗ). То есть все приложенные файлы к извещению должны полностью совпадать со структурированной информацией в ЕИС. Проверьте себя в задании 4. Нажмите на карточки с названиями документов, которые вы будете хранить в течение 6 лет. Выберите десять из них и нажмите кнопку проверить. При правильном выборе карточки поменяют цвет на зеленый, при неверном станут красными. После раскройте комментарий эксперта с дополнением к ответу.

Итак, согласно ФСБУ 27/2021, все хозяйствующие субъекты, на которых распространяется его действие (а это фактически все, за исключением организаций бюджетной сферы), будут обязаны организовать хранение документов бухгалтерского учета и содержащихся в них данных, а также размещать базы указанных данных на территории РФ.

В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

На местном уровне уточнение общегосударственных правил можно осуществить во внутреннем акте, принятым в организации или индивидуальным предпринимателем. Для этого можно использовать Положение о ведении архива, в котором заданы сроки сохранности документальных носителей в 2021 г.

Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.

Кадровая документация издается по поводу отношений работников и работодателей. Последствия этих отношений проявляются на протяжении длительного времени. Потеря или порча трудовой книжки, потеря других бумаг приводит к необходимости их восстановить. Например, важно хранение трудовых договоров по кадровому делопроизводству. С их помощью восстанавливаются сведения о средних заработках для расчета пенсий или размера пособий.

Для организации оперативного доступа к файлам архива необходимо разработать номенклатуру дел. Передачу следует производить в соответствии с графиком, утвержденным приказом руководителя. В этом же приказе необходимо определить должностное лицо, которое будет отвечать за процесс передачи в архив, а также вести номенклатуру принятых дел.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Все приказы, сводки, доклады, распоряжения и прочая подобная документация подразделяются на три вида:

Связанные с основной деятельностью компании хранятся постоянно или пока необходимы, если они присланы для справки.
О личном составе – 75 лет, но в это же время о командировках внутри страны, отпусках, дежурствах и т. д. – 5 лет.
Столько же, то есть 5 лет, хранятся данные обо всех административно-хозяйственных распоряжениях.

Отчеты и балансы из бухгалтерии, а также приложения и пояснительные записки к ним:

Сдающиеся ежеквартально – 5 лет, но если нет годовых – постоянно. Столько же лет хранится переписка о балансах и отчетах, а также свидетельства о постановке на учет в налоговой.
12 месяцев необходимо для хранения отчетов, подающихся каждый месяц. Если нет квартальных отчетов, то они хранятся постоянно.
Все остальные документы, в числе которых годовые отчеты, ликвидационные и прочие балансы, аналитические таблицы, отчеты о выплатах на страховые нужды – хранятся постоянно.
Протоколы об утверждении балансов хранятся постоянно, но квартальные – всего 5 лет.

Постоянно хранятся только годовые отчеты или квартальные, если годовых нет.
Месячные на хранении 12 месяцев, но если нет квартальных – 5 лет.
5 лет также хранится основная часть всей подобной документации – отчеты о перечислении необходимых налогов, льготах, освобождениях от уплаты взносов, подтверждения зачислений налогов в бюджетные и внебюджетные фонды, а также данные о задолженностях.
Решение о продолжительности хранения подобных документов принимает комиссия.

Информация о сметах расходов:

Годовые и сводные хранятся всё время.
Квартальные – 5 лет, но если годовых нет – постоянно.

Сведения отдела кадров особенно важны для любой организации, поэтому решение об их хранении принимает специальная комиссия. Но есть минимальные сроки годности:

Сведения о премировании, зарплатные ведомости, данные о пособиях и выплатах налогов за сотрудников, об их общем доходе, отпусках и больничных хранятся 5 лет.
Информация о лицевых счетах работников хранится 75 лет.

Документы о ведении производства:

5 лет после истечения срока хранятся – бухгалтерский учет, данные о ревизиях, описи, инвентаризации и проверках кассы, главная книга, финансовая документация, подтверждающая какие-либо выплаты, договоры о расчетах между фирмами, переписки, сведения о хищении средств, перерасходах, недосдачах и долгах по кредитам, гарантийные письма и т. д.
Данные о стоимости имущества компании и операциях с векселями хранятся всё время.

Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2019 году в сроки, которые установлены законодательством. В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.

Ответственность за хранение несёт сотрудник, назначенный главным бухгалтером, даже если официально в компании нет такой должности. Он будет также следить за тем, чтобы изъятие и уничтожение документов происходило по всем правилам, описанным в законодательстве.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

То есть, если регистр бухгалтерского учета, справка или другой документ так или иначе относится к разряду бухгалтерского учета, до истечения 5-летнего срока невозможно составить акт уничтожения. В этом случае ответственность за незаконное уничтожение будет возложена на руководителя компании.

Даже в обычной квартире можно найти различные виды, казалось бы, совершенно ненужных бумажек (например, счета на оплату или копии личных документов). А в компаниях и учреждениях стопки бумаг формируются в несравнимо больших объемах (административные, корпоративные, бухгалтерские, кадровые…).

Здесь одного акта мало, и самостоятельно избавиться от документов не получится. В этом случае нельзя недооценивать роль экспертной комиссии. Например, если в ходе проверки выясняется, что в одном случае документы с истекшим сроком хранения архивируются одновременно с документами с постоянным или длительным сроком хранения, этот набор документов необходимо будет расширить и разъединить. Документы, не подлежащие уничтожению к определенному сроку, оформляются отдельными файлами.

В процессе хозяйственной деятельности организация может располагать документами, не включенными в законодательно определенные списки. Рано или поздно встает вопрос и об их уничтожении. В любом случае, перед оформлением акта уничтожения необходимо указать срок хранения этих документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил архивов организаций , для определения сроков хранения документов, не предусмотренных в списках, ЭК организации вправе обратиться к специалистам архивного института с запросом.

Интересное: Штраф За Рсв Несвоевременная Сдача 2022

Закон «О выделении на уничтожение документов, не подлежащих хранению» – не единственный документ, который необходимо оформить в такой ситуации. Другой документ (обычно также именуемый актом) составляется для подтверждения самого факта уничтожения документов, утративших практическое значение и устаревших. Стандартной формы для этого акта нет, поэтому он оформляется в любой форме. В этом случае важно указать в нем всю необходимую информацию. Чтобы впоследствии не иметь претензий по данному документу, в нем необходимо отразить:

Сроки Хранения Документов В Организации В 2021 Году Таблица Скачать

2. С 2021 года бухгалтерские документы с информацией о заработной плате работников и о трудовых отношениях с организацией должны храниться 50 лет. Это распространяется на документы, составленные после 2003 года, созданные ранее хранятся 75 лет. Например, это относится к реестрам сведений о доходах физических лиц.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.

В рамках же этой статьи мы расскажем про документы, о которых в компаниях частенько забывают. Особенно в тех организациях, где кадровый учет ведет не сотрудник, специализирующийся на данном виде учета, а человек, совмещающий работу бухгалтера и кадровика. Итак, какие же кадровые документы (помимо трудовых книжек, договоров и приказов) обязательно должны быть в организации? Вот их перечень:

Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Срок Хранения Документов В Организации В 2021 Году Таблица

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

документов о дисциплинарных взысканиях – 3 года, а не пять;
заявок о потребности в иностранцах – 1 год вместо 5;
документов о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет вместо постоянного хранения;
книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – хранить 45 лет, а не постоянно.

срок хранение счетов-фактур составит 5 лет вместо 4;
документы о получении заработной платы (при наличии лицевых счетов) нужно хранить шесть лет вместо пяти;
срок хранения реестров сведений о доходах физических лиц уменьшится до 5 лет (с 75-ти);
книги учета доходов и расходов для организаций и ИП на УСН должны сберегаться 5 лет (по действующим правилам – постоянно).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33 (п. 3.2.5);
Основные Правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2021 (п. 3.4);
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2021 № 526;
Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (разработаны в соответствии с государственным контрактом от 30 ноября 2021 г. № 073 по заказу Федерального архивного агентства).

Иногда в этих документах содержатся противоречивые требования. Например, приказ Минкультуры предписывает хранить налоговую первичку в течение пяти лет (ст. 362, 382 Перечня). Но если речь идет о формулярах по страховым взносам, то НК РФ устанавливает срок на год больше (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). В этом случае следует ориентироваться на больший срок.

Бумаги, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, хранят 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24). Отсчет срока хранения начинается с 1 января после окончания налогового периода, в котором файл или бумагу использовали для составления отчетности и расчета налогов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).

трудовые договоры с допсоглашениями;
график отпусков, график сменности;
штатное расписание, табель учета рабочего времени;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о персданных работников;
акты и приказы о полномочиях на подписание документов;
положение об аттестации рабочих мест;
положение по охране труда;
документы по воинскому учету и другие бумаги, связанные с кадровым составом.

защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;
представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;
обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой.

С 2022 организации должны учитывать изменения, касающиеся сроков хранения отчетности и бухгалтерских, налоговых, кадровых документов, а также использовать новые сроки, чтобы избежать штрафов. Расскажем, сколько нужно хранить бумаги, что грозит за нарушения, как себя обезопасить.

После истечения 5 лет первичку можно уничтожить, но только после завершения ее проверки налоговыми и другими контролирующими органами, а также аудиторской проверки (письмо Росархива от 26.03.2020 №7/905). Экспертная комиссия организации не обладает полномочиями по проведению проверок. При разногласиях первичку хранят до разрешения спора. За ее уничтожение без выездной налоговой или аудиторской проверки компании может грозить штраф.

Срок хранения документов о закупках по 44-ФЗ

В 2022 г. была введена ч. 15 ст. 4 44-ФЗ, которая регламентирует срок хранения закупочной документации по 44-ФЗ, и он составляет не менее 6 лет с начала закупки. Но этот период касается не всей информации. Период в 6 лет относится к документам, которые заказчик формирует самостоятельно без функционала ЕИС при подготовке к проведению тендера и во время его проведения.

Заказчики вправе хранить закупочную документацию как в электронном (посредством ЕИС), так и в бумажном формате. Если информация отличается, то приоритет отдается информации, находящейся в ЕИС (ч. 12 ст. 4 закона № 44-ФЗ). Необходимость сохранности вызвана случаями возникновения проверок контролирующими органами или спорными вопросами между контрагентами.

Для хранения бумаг используют стеллажи и полки, которые предохраняют и защищают бумажные носители от пыли и солнечных лучей. Допускается сбережение документов, находящихся в работе, в столах исполнителей. Сотрудник, у которого бумаги находятся на исполнении, несет ответственность, как и руководитель организации. Когда исполнение по документу завершено, он передается в архив. Это помещение оборудовано обычными стеллажами и несгораемыми шкафами. В несгораемые шкафы помещают документацию, срок хранения которой не ограничен, и ту, которая содержит секретную информацию.

коммерческие предложения, используемые для расчета НМЦК;
расчет НМЦК (исключением является контракт с единственным поставщиком, заключенный по ч. 4 ст. 93);
извещение;
описание объекта закупки;
проект контракта;
разъяснения и изменения документации;
заявки участников;
протоколы подведения итогов.

Заказчик имеет право самостоятельно устанавливать срок хранения архива по 44-ФЗ. Уполномоченный работник заказчика готовит внутренний приказ в свободной форме, который регулирует сохранность материалов в области контрактной деятельности учреждения. В этом документе заказчик прописывает сроки неуничтожения архива, место и дату его оформления, Ф.И.О. ответственного сотрудника учреждения, который отвечает за его исполнение. Приказом утверждается перечень документов, состав комиссии, которая станет ответственной за учет материалов. Документ визирует руководитель предприятия и работники, ознакомленные с ним.

20 Апр 2022 hiurist 50