Договор подписанный факсимильной подписью имеет юридическую силу
Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Подписание документов факсимильной подписью. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
- наименование должностей и Ф. И. О. работников, подписи которых могут быть выполнены с помощью факсимиле;
- образцы факсимильных оттисков этих подписей;
- перечень документов, которые могут быть заверены с помощью факсимиле;
- порядок действия сторон в случае увольнения указанных должностных лиц;
- срок действия соглашения (в нем можно указать, что соглашение действует до тех пор, пока любая из сторон письменно не уведомит другую сторону о своем намерении расторгнуть это соглашение).
О возможности негативных последствий
Соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано собственноручными подписями должностных лиц. Ведь до момента его заключения между сторонами еще не достигнута договоренность о возможности замены «живой» подписи на документах на ее факсимильное воспроизведение. На основании такого соглашения стороны сделки вправе визировать с помощью факсимиле счета на оплату, заказ-наряды, заявки, акты, отчеты и другие аналогичные документы, составляемые в ходе исполнения сделки. Таким же образом они могут подписывать дополнения и изменения к этому договору. Однако практика показывает, что даже при наличии указанного соглашения рискованно оформлять с помощью факсимиле счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, акты об оказании услуг или выполнении работ, поскольку это может повлечь доначисление налога на прибыль и отказ в вычете НДС по сделке.
Подписание документов с помощью факсимиле в гражданско-правовых отношениях
Этим решением суд надзорной инстанции наконец-то поставил точку в спорах о возможности вычета НДС по счету-фактуре, который заверен факсимильной подписью (Постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.11 №4134/11). Принимая такое решение, Президиум ВАС РФ указал, что факсимиле представляет собой клише, то есть точное воспроизведение подписи должностного лица средствами фотографии и печати. Однако документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Отступление от этого правила при оформлении поставщиком счета-фактуры влечет отказ покупателю в вычете НДС по такому документу. После того как Президиум ВАС РФ принял это постановление, арбитражные суды взяли его на вооружение и стали выносить решения не в пользу налогоплательщиков. Тем не менее и теперь арбитражные суды иногда все равно разрешают принимать к вычету НДС по счету-фактуре, имеющему факсимильную подпись. Так, например, поступил ФАС Московского округа (Постановление от 07.03.12 №А40-128912/10-127-739). Правда, при этом суд учел тот факт, что поставщик отразил в налоговой отчетности средства, полученные от покупателя, и исчислил с них НДС к уплате в бюджет.
Факсимильная подпись вполне может применяться при оформлении отдельных документов – наравне с собственноручной подписью. В некоторых случаях применение факсимиле прямо предусмотрено законом. Но число таких ситуаций невелико. Поэтому на практике нередко возникает вопрос: когда использование такого вида удостоверяющей подписи допустимо, а в каких случаях от применения факсимиле лучше воздержаться?
Содержание статьи
Факсимиле – это штамп, который точно воспроизводит собственноручную подпись человека. Обычно он служит для удостоверения полномочий должностного лица. Такое искусственное воспроизведение подписи гражданское законодательство России признает полным аналогом собственноручной подписи. Однако точный смысл понятия «факсимиле» в законодательстве не прописан.
Что такое факсимильная подпись
Соглашение о порядке использования копии подписи может быть оформлено отдельным документом. Разрешается также включить такое условие в текст основного договорного документа. Чтобы факсимильная подпись получила юридическую силу, нужно перечислить документы, которые стороны считают возможным подписать посредством факсимиле. Заверенные означенным способом договоры суд примет в качестве письменного доказательства.
Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации – факсимиле.
Факсимиле: необходимость, удобство и законность
Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.
Решение Высшего суда
Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.
В Законе № 402-ФЗ в п. 2 ст. 9 обозначены обязательные реквизиты для первичной документации – в числе необходимых и подписи ответственных лиц. При этом штамп факсимильный (подпись директора или главного бухгалтера) не приравнивается к собственноручной визе. Минфин в ряде писем указывает на неправомерность факсимиле-подписи на документах, служащих оправданием по совершаемым сделкам:
Похожие публикации
В письме Минфина от 01.04.2021 г. № 18-0-09/000042@ акцентируется внимание на том, что порядок проставления факсимиле на документах на законодательном уровне не урегулирован. Поэтому для использования такого способа удостоверения бланков необходимо заручиться взаимным согласием всех заинтересованных сторон, причем согласие обязательно должно быть выражено в письменной форме.
podpisanie_pervichnyh_dokumentov_faksimile.jpg
в письме Минфина от 08.12.2021 г. № 03-03-06/1/81951 обосновывается невозможность применения в отдельных ситуациях факсимиле-подписи на документах, юридическая сила первичной, налоговой и отчетной документации появляется только при проставлении собственноручных подписей или ЭЦП.
Таким образом, однозначно выраженные и закрепленные договоренности сторон о возможности подписания документов с помощью факсимильной подписи делают ее использование легальным. Документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.
Однако в другом споре довод стороны о том, что договоры следует признать незаключенными, поскольку они не подписаны уполномоченным представителем акционерного общества, в них от имени исполнительного директора акционерного общества проставлены факсимиле подписи, не был принят судом. Суд с учетом всех обстоятельств дела отметил, что согласно положениям этих договоров договор, приложения, дополнения и изменения к нему, акты, счета, подписанные уполномоченным лицом и переданные противоположной стороне посредством факсимильной связи (электронной почты), признаются сторонами полноценными юридическими документами, имеющими простую письменную форму (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 10.08.2021 №Ф08-4428/2021 по делу №А32-31080/2021).
Где нельзя использовать
Стороны вправе договориться о том, что в их правоотношениях будет применяться факсимильная подпись определенного вида. Так, в договоре может содержаться условие о том, что письменная форма будет соблюдена с момента обмена сторонами факсимильными копиями договора, где подписи, как и текст, будут отражены с помощью аппарата. В договор может быть включено условие о возможности подписания договора с помощью факсимиле.
Это же относится и ко множеству договоров страхования Каско, на которых также стоят факсимильки вместо оригинальных подписей. Конечно же все правила страхования наизусть я не помню, но вроде бы только один раз в текстах правил я натыкался на пункт, допускающий использование факсимиле. У Интача есть (была?) такая оговорка:
Итак. Что можно сделать в связи с этим? Можно по окончании «действия» такого полиса, если не было никаких страховых случаев, написать заявление о признании сделки недействительной и о возврате уплаченных денег. Конечно будет отказ. Тогда — в суд. Написать пару бумажек и пару раз сходить в суд — это займёт суммарно меньше половины рабочего дня. Много кто за пол-дня зарабатывает 3-4 тысячи рублей? Вот. А копейка, как известно, рубль бережёт.
Лайхфак по этому действию сделаю чуть позже. Выложу вместе с реестром страховщиков, у кого в правилах не прописана возможность использования факсимиле. Оставайтесь у ваших экранов, не переключайтесь.
факсимильная подпись
Мысль «ээээээ!» можно отвергать сразу — страховщику от обязанностей по исполнению договора не отвертеться. Страховщик не может отвертеться даже если полис был украден. Даже если украден и заявлен украденным до его подписания. Не буду утруждаться аргументацией этого тезиса, просто поверьте. Вся судебная практика (и наша в том числе, исков 5-7 было по поводу украденных полисов) говорит, что если полис выдан, то уже всё равно как выдан, где и когда и кем был взят и подписан — всё, страховщик должен платить.
- письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
- почетные грамоты, пригласительные открытки, бумаги извещающего характера;
- копии различных официальных бумаг;
- квитанция по аккредитиву;
- кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
- документы по учету сырья и материалов;
- ведомости и прочие документы, учитывающие заработную плату сотрудников;
- ведомости и табели, учитывающие личный состав, отработанное время;
- акт приемки или передачи работ и услуг;
- удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
- наградные удостоверения;
- различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
- свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
- полисы обязательного медицинского страхования.
- законы, нормативные акты;
- налоговые декларации;
- трудовой договор;
- письменное уполномочивание, доверенность;
- вексельные документы;
- различные платежные документы;
- первичные учетные документы;
- счета-фактуры;
- конкурсные документы;
- различные заявления физических и юридических лиц.
Факсимильная подпись разрешается
Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации – факсимиле.
В апреле этого года госорган в очередной раз напомнил, сославшись на Федеральный закон от 06.12.2021 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», о том, что, поскольку одним из обязательных реквизитов первичных учетных документов является подпись уполномоченного на подписания того или иного документа лица, документы с факсимильным оттиском надлежаще оформленными не признаются (см. пп.7 п. 1 ст. 9 указанного закона). Замечу, в прошлом законе о бухучете была формулировка «личная подпись», в действующем слово «личная» убрали, но практику это не изменило.
использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон
Факсимиле – нет!
Позиция о недопустимости факсимиле на документах, имеющих финансовые последствия (доверенностях, платежных документах и т.п.), последовательно проводится Минфином и налоговиками уже более 10 лет (см., например, письмо МНС России от 01.04.2021 г. № 18-0-09/000042, основная мысль которого, кстати, в том, что и самим налоговикам в процессе их работы факсимиле ставить нельзя).
Заверение счетов-фактур с использованием факсимильной подписи не предусмотрено действующим законодательством. А значит, если вы получили от контрагента документ, на котором личная подпись уполномоченного лица заменена факсимиле, о принятии к вычету входного НДС можно забыть.
Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен15.
Как избежать неблагоприятных последствий при использовании факсимиле
Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.
Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.
Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».
Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?
В силу наличия указанных рисков также востребован вопрос о том, как должно выглядеть соглашение об использовании факсимиле. Условие об использовании факсимиле может быть сформулировано следующим образом.
Стороны пришли к соглашению о том, что при подписании договоров, актов, иных документов допускается использование подписи факсимиле (средств факсимильного воспроизведения подписи), которая приравнивается к собственноручной подписи подписавшего документ лица.
