Договорное поле предприятия
Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Организация договорной работы. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.
Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.
О том, что достаточно большая часть бизнеса работает вообще без каких-либо локальных нормативных актов, регулирующих договорную работу в организации, в рамках этой статьи упоминать смысла нет. Хочется лишь отметить другую крайность – чрезмерная «зарегулированность» этого бизнес – процесса рождает «мертвые» правила ведения бизнеса.
Не смотря на кажущуюся простоту, для составления договоров требуется достаточно высокая юридическая квалификация. В противном случае при возникновении спора по такому договору стороны может ожидать неприятный сюрприз, когда суд, к примеру, определит применимое к данному договору право и окажется, что отношения сторон, в том числе и ответственность за нарушение своих обязательств по этому договору, установлена не так, как стороны рассчитывали.
Договорная работа в организации
Поскольку регламентация договорной работы зависит только от опыта и воображения руководителя и автора этого локального нормативного акта, на практике встречаются такие регламенты договорной работы, как положение (регламент, инструкция) по ведению договорной работы, в которых (в едином документе) описаны все бизнес – процессы с момента получения оферты от контрагента и до момента подачи иска в суд, так и локальные нормативные акты, в которых прописаны лишь отдельные бизнес – процессы (к примеру, положение о претензионной работе).
Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.
Кто разрабатывает Положение
Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании. Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.
Основные моменты Положения, особенности документа
Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.
Это комбинация продуктовой и функциональной структур. Она объединяет преимущества обеих структур для большей эффективности. Эта структура самая сложная из существующих. Отличительная особенность матричной структуры — подчинение сотрудников двум или более руководителям одного уровня.
Такая структура характеризуется наличием линейных руководителей и подразделений, которые по факту не имеют права принятия решений. Главная их задача — оказывать помощь линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления. Процесс принятия решений в такой структуре медленнее.
Элементы организационной структуры
- Позволяет сотрудникам быстро выполнять задачи.
- Помогает сотрудникам брать на себя ответственные функции и специализироваться на конкретных функциях.
- Помогает линейным руководителям сконцентрироваться на определенных задачах.
- При организационных изменениях минимален риск возникновения сопротивления.
- Сотрудники чувствуют, что их вклад оценен.
Используемые определения:
Стандарт предприятия — внутренний нормативный документ предприятия, содержащий правила, общие принципы, характеристики объектов стандартизации, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов, утвержденный руководителем организации;
Процедура — установленный способ осуществления какой-либо деятельности или процесса;
Контрагенты — юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица, иные участники договора;
Предприятие — открытое акционерное общество «Компания»;
Договор — письменный документ, выражающий содержание сделки между Предприятием и третьими лицами, подписанный лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами;
Договора реализации — договора, в которых Предприятие выступает поставщиком, продавцом, исполнителем, арендодателем, кредитором, подрядчиком или в любой иной форме передающим свои ресурсы контрагентам;
Договора закупок — договора, в которых Предприятие выступает покупателем, заказчиком, потребителем, заемщиком, залогодателем, лизингополучателем, арендатором или в любой иной форме получателем ресурсов от контрагентов;
Внутренние договора — договора, заключаемые между Предприятием и его аффилированными организациями;
Исполнитель — работник, ответственный за заключение конкретного договора, определенный руководителем структурного подразделения, ответственного за заключение договора.
3.2 Сокращения:
ОАО — открытое акционерное общество;
СМК — система менеджмента качества;
СТП — стандарт предприятия;
НДС — налог на добавленную стоимость.
4 Общие положения
18.1 Общее руководство договорной работой Предприятия осуществляет первый заместитель генерального директора.
18.2 Для проведения анализа состояния договорной работы Предприятия административный отдел по требованию генерального директора и/или юридического отдела направляет по электронной почте генеральному директору, первому заместителю генерального директора, начальнику юридического отдела Реестр зарегистрированных за период договоров (Приложение Б).
18.2.1 Юридический отдел готовит по требованию первого заместителя генерального директора сводную справку с указанием договоров, по которым осуществляются судебные процедуры.
18.3 Результаты анализа обобщаются первым заместителем генерального директора и разрабатываются предложения по улучшению договорной работы Предприятия.
19 Ответственность за внедрение и контроль соблюдения стандарта
8.1 Результаты анализа договора должностными лицами Предприятия должны обеспечить лицо, уполномоченное подписывать договор от имени Предприятия, достоверной информацией, достаточной для принятия решения о заключении сделки, в частности:
8.1.1 Чем обусловлена необходимость заключения этого договора. Какое подразделение (должностное лицо) является инициатором заключения договора. Какое подразделение (ответственное лицо) отвечает за эффективное и качественное взаимодействие с данным контрагентом? Соответствует ли заключение данного договора целям Предприятия? Ответственными за проведение анализа является Исполнитель и руководитель структурного подразделения, ответственного за заключение договора. При заключении договоров закупок Исполнитель дополнительно представляет информацию о том была ли проанализирована конкурентная ситуация среди поставщиков с указание в Протоколе анализа проекта перечня альтернативных поставщиков которым направлялось предложение о закупке.
8.1.2 Является ли формулировка предмета договора оптимальной с точки зрения правил и требований бухгалтерского и налогового учета? Ответственным за проведение анализа является бухгалтерия Предприятия.
8.1.3 Cможет ли Предприятие надлежащим образом (качественно и в срок) выполнить условия договора: соответствуют ли условия договора техническим и технологическим возможностям Предприятия? Ответственным за проведение анализа являются главный инженер, директор по технологии и качеству.
8.1.4 Соответствуют ли стоимость, форма, порядок и срок расчетов сложившейся рыночной ситуации? Соответствует ли необходимый размер оплаты контрагенту бюджетным лимитам? Ответственным за проведение анализа является финансовый директор.
8.1.5 Имеются ли данные о недобросовестности контрагента? Ответственным за проведение анализа является служба безопасности.
8.1.6 Учтены ли в договоре требования промышленной безопасности, техники безопасности и охраны труда? Не нанесет ли выполнение договора ущерба окружающей среде? Ответственным за проведение анализа является отдел промышленной безопасности и охраны окружающей среды.
8.1.7 Соответствует ли заключаемый договор требованиям законодательства и внутренних нормативно-правовых документов Предприятия? Какие правовые риски несет Предприятие при заключении данного договора? Проведен ли анализ проекта договора в соответствии с требованиями настоящего стандарта? Ответственным за проведение анализа является юридический отдел.
7. Льготные режимы налогообложения. Имеются в виду способы снижения налогов за счет создания оффшорных компаний за рубежом и низконалоговых компаний на территории России. При этом соответствующие построения должны логично и естественно вписываться в общую схему бизнеса, служить обоснованием законного снижения налогового бремени. В противном случае контролирующие органы всегда найдут доводы, чтобы оспорить неубедительную схему целиком либо доставить неприятности налогоплательщику постоянными проверками.
1.1 Элементы налогового планирования
Налоговое планирование наиболее эффективно на этапе организации бизнеса, так как целесообразно изначально грамотно подойти к выбору организационно-правовой формы, места регистрации предприятия, разработке организационной структуры предприятия.
Содержание:
Понимание ограниченности налогового планирования, направленного на минимизацию налоговых последствий по отдельным операциям и конкретным налогам, привело к появлению нового подхода в налоговом планировании, соответствующего термину «оптимизация налогообложения». Употребление понятия «оптимизация» в налоговом планировании стали согласовывать с родовым термином «оптимум» в смыслах: наилучший вариант из возможных состояний системы; цель развития и качество принимаемых решений.
2.4.12. После завершения процедуры согласования проекта договора и, если контрагент подписывает договор первым, подписания им Чистовых экземпляров, Ответственный исполнитель направляет Генеральному директору:
1.1.11. Парафирование — подписание Уполномоченным лицомкаждой страницы договора, подтверждающее соответствие текста Чистовогоэкземпляра выработанному в результате согласования Визовому экземпляру илистандартной (типовой) форме договора.
1.1. Термины, определения
2.4.8. Необходимость повторного согласования проекта договора с иными согласующими подразделениями, кроме подразделения, замечания которого внесены в проект договора, определяется Ответственным руководителем в зависимости от характера замечаний и их влияния на условия проекта договора.
Ниже приведен примерный образец должностной инструкции специалиста по договорной работе. При необходимости он может быть доработан сотрудниками кадровых служб и отделов на усмотрение руководства компаний и предприятий, что будет являться правильным и правомерным.
Без утвердительной подписи директора компании или предприятия должностная инструкция является недействительной. Утвержденный документ при приеме на работу обязан подписать и работник, принимаемый на соответствующую должность. По личной просьбе, сотруднику может быть вручена копия должностной инструкции, согласно которой ним будут выполняться возложенные на него требования.
Образец структуры документа
Человек, занимающийся договорной деятельностью, не является участником договорных отношений. Он выступает всего лишь исполнителем. В большей части техническим. Иными словами, он занимается составлением шаблонов договоров, которые впоследствии подписывают контрагенты.
какова последовательность согласования документации. Отвечая на этот вопрос и выстраивая цепочку из участников согласования, следует руководствоваться логической последовательностью принимаемых решений, начиная от фактической возможности исполнения сделки (мнение производственного подразделения) и заканчивая обобщенным мнением юриста о возможности и целесообразности совершения сделки с учетом высказанных другими подразделениями компании мнений. Стоит отметить, что структурное подразделение, которое является звеном, завершающим процедуру, волей-неволей аккумулирует все высказанные ранее замечания (в том числе и от других участников согласования) и подводит некую черту под результатами согласования, формируя итоговое мнение относительно предложенной на согласование сделки.
Вторая модель ограничивает роль юристов исключительно правовой экспертизой сделки, условия которой (финансовые, технические и т. д.) определяются соответствующими профильными подразделениями компании. В таком случае юристы редко самостоятельно инициируют какие-либо предложения относительно условий сделки, а лишь дают мотивированное заключение относительно возможных рисков совершения сделки на предложенных условиях.
Стандартные формы упрощают процесс согласования договоров
Благодаря программным продуктам, представленным сегодня на рынке в изобилии, существенно упрощается и функция систематизации, учета и хранения договоров. Автоматизация производственных процессов, позволяющая в разы снизить трудозатраты по администрированию деятельности организации и повысить ее эффективность, по праву привлекает повышенное внимание собственников бизнеса. Такие программные продукты и решения позволяют объединить в одном информационном пространстве сведения из различных областей жизнедеятельности компании, кроме того, по результатам обработки этой информации, посредством применения различных фильтров подготовить свод, срез данных. Причем многие производители в рамках комплексных решений по автоматизации производственных процессов предлагают опциональные, модульные решения, оптимизированные под конкретные виды деятельности. В частности, при необходимости можно приобрести специализированное программное обеспечение, разработанное для предприятий общественного питания, гостиничного сектора и т. д.
6.1 Входящая документация от контрагента, содержащая предложение заключить договор, должна быть зарегистрирована в Административном отделе и передана в структурные подразделения по подведомственности или генеральному директору для определения обоснованности и целесообразности заключения договора.
6.2 Руководитель соответствующего структурного подразделения определяет Исполнителя.
6.3 Исполнитель несет персональную ответственность за подготовку Протокола анализа договора (Приложение А), проведение процедуры анализа и регистрации договора в соответствии с настоящим стандартом, а также сдает оригинал заключенного договора на хранение в Административный отдел.
6.4 Протокол анализа проекта договора составляется на каждый проект договора, дополнительное соглашение и спецификацию. Исполнитель обязан заполнить все реквизиты Протокола анализа проекта договора: полное наименование поставщика, наименование договора, свой контактный телефон. На обороте Протокола анализа договора Исполнитель может указать краткое обоснование необходимости (причины) заключения договора и обоснованности его условий (цена, скидки, сроки оплаты, выбор поставщика: соответствие результату тендера, наличие прямого указания руководства и т.п.).
6.5 Должностные лица, предусмотренные разделами 9 и 10 настоящего стандарта, получившие проект договора, обязаны осуществить его анализ, в соответствии с п.4.1 — 4.2 и разделом 8 настоящего стандарта, в пределах своей компетенции рассмотреть условия договора и изложить результаты своего анализа в Протоколе анализа проекта договора. Результаты анализа выражаются:
В подписании Протокола анализа проекта договора — при отсутствии замечаний по его условиям;
В подписании Протокола анализа проекта договора с замечаниями — в случае несогласия с отдельными положениями договора.
6.5.1 Замечания по условиям договора и предложения по их устранению излагаются должностным лицом, осуществившим его анализ, в произвольной форме на обратной стороне Протокола или на отдельном листе, который прилагается к Протоколу анализа проекта договора. В соответствующих случаях в Протоколе анализа проекта договора рядом с подписью делается запись «с замечаниями на обороте» или «замечания на ___ листах».
6.5.2 До изложения своих замечаний в Протоколе анализа договора должностное лицо, обязано устно связаться с Исполнителем и проинформировать его о наличии замечаний и попытаться согласовать необходимость и возможность корректировки договора.
6.5.3 В случае наличия замечаний к договору, Протокол анализа проекта возвращается Исполнителю, который должен изложить в Протоколе анализа проекта свой отзыв на высказанные замечания и после этого передать договор на продолжение процедуры анализа.
6.6 Проект договора с визами, замечаниями, предложениями и отзывами представляются Исполнителем в юридический отдел.
6.7 Юрисконсульт в срок не более двух рабочих дней совместно с Исполнителем обобщает результаты анализа проектов договоров, замечания и предложения по условиям договора.
6.8 По обобщенным замечаниям и предложениям юрисконсульт юридического отдела, составляет протокол разногласий, который может касаться как условий договора, так и приложений, являющихся неотъемлемой ее частью. Протокол разногласий составляется в том случае, если получен проект договора, подписанный уполномоченным лицом контрагента.
6.9 При наличии разногласий договор должен быть подписан с оговоркой «с протоколом разногласий».
6.10 Если получен проект договора не подписанный руководителем контрагента, то разрабатывается на основе обобщенных замечаний — проект нового договора.
6.11 В случае принятия решения о заключении договора на условиях предложенных контрагентом, а равно в случае принятия решения о подписании договора с протоколом разногласий, Исполнитель осуществляет предварительную регистрацию проекта договора в административном отделе, в порядке, предусмотренном в разделе 7 настоящего стандарта.
6.12 Уполномоченные должностные лица (раздел 5 настоящего стандарта) принимают окончательное решение о заключении договора, об отказе от заключения, подписании на условиях, предложенных контрагентом, или с предложением своего варианта.
6.13 Вышеназванные должностные лица подписывают договоры и протоколы разногласий только при наличии Протокола анализа проекта договора и регистрационного номера, присвоенного Административным отделом.
6.14 Обеспечение контроля исполнения п.6.13 настоящего стандарта возлагается на директоров по направлениям.
6.15 Договор, подписанный на условиях, предложенных контрагентом, подлежит регистрации и сдаче на хранение в порядке, предусмотренном разделом 15 настоящего стандарта.
6.16 При подписании договора с протоколом разногласий или с протоколом согласования разногласий один экземпляр подписанного договора остается на хранении у Исполнителя, а второй экземпляр и два экземпляра протокола разногласий или протокола согласования разногласий с сопроводительным письмом направляются контрагенту. В сопроводительном письме излагаются основания, по которым мы не согласились с представленным проектом договора, и сообщается о том, что в адрес контрагента направлен протокол разногласий (протокол согласования разногласий) или новый проект договора и указывается срок возврата оформленного договора.
6.17 Документы отсылаются Исполнителем через административный отдел заказным письмом или вручаются под роспись уполномоченному представителю контрагента.
6.18 Контрольные экземпляры направляемых документов: проект договора, доказательства отсылки (почтовая квитанция) или отметка (расписка) о вручении, а также Протокол анализа договора находятся у Исполнителя.
6.19 При получении от контрагента подписанного протокола разногласий Исполнитель осуществляет сдачу на хранение договора, в порядке, предусмотренном разделом 15 настоящего стандарта.
6.20 При получении от контрагента протокола согласования разногласий Исполнитель осуществляет их урегулирование в порядке, предусмотренном настоящим разделом.
6.21 Изложенный порядок проведения процедуры анализа договоров применяется и в случае внесения изменений, дополнение (поправок) в условия уже действующих договоров, путем заключения дополнительных соглашений к ним.
7 Процедура анализа проектов договоров, подготовленных Предприятием
16.1 Вся непосредственная работа по контролю исполнения заключенных договоров возлагается на руководителей структурных подразделений, которые лично или через подчиненных ему работников (Исполнителей) обязаны обеспечить:
Направление в бухгалтерию копии договоров;
Оперативный учет исполнения контрагентом и Предприятием обязательств по договору;
Принятие в случае неисполнения обязательств необходимых мер по устранению причин неисполнения, а в необходимых случаях представления заключения руководству Предприятия о применении соответствующих санкций;
Переписку с контрагентом по исполнению договора;
Предоставление в юридический отдел необходимых документов о нарушении условий договора.
16.2 Руководители структурных подразделений, ответственные за заключение и исполнение соответствующего договора ежемесячно осуществляют анализ выполнения Предприятием и контрагентами заключенных договоров в ходе оперативных совещаний.
16.3 При выявлении нарушений Предприятием или контрагентами условий заключенных договоров руководитель структурного подразделения проводит с Исполнителем причин не надлежащего исполнения условий договора и предлагаемых мер для исключения повторения аналогичной ситуации в будущем.
16.4 В случае если в результате анализа выявлено невыполнение условий договора контрагентами на срок более 15 (пятнадцати) календарных дней с момента наступления соответствующей обязанности, Исполнитель представляет руководителю структурного подразделения, ответственного за заключение и исполнение договора, оригиналы служебных записок за предшествующие периоды с приложением копий всех первичных документов, связанных с этим договором, в том числе счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, платежных поручений и т.д.
16.5 Руководитель структурного подразделения визирует представленные документы и передает их в юридический отдел. Юридический отдел готовит и направляет в адрес контрагента письменную претензию с указанием сроков уплаты долга (поставки товарно — материальных ценностей). При невозможности отгрузки товарно-материальных ценностей поставщиком, Исполнителем направляется контрагенту письмо о возврате уплаченных сумм в адрес Предприятия. При отказе контрагента от оплаты, а равно неполучения ответа в течение 14 дней (если иной срок не предусмотрен договором) юридический отдел осуществляет процедуру привлечения контрагента к ответственности через судебную систему.
16.6 Юридический отдел анализирует представленные материалы и при наличии материальных и процессуальных оснований готовит исковое заявление (претензию).
16.7 При отсутствии правовых оснований применения штрафных санкций документы подлежат возврату Исполнителю с указанием причин возврата.
16.8 При наличии вины должностных лиц Предприятия, допустивших нарушение по исполнению договорных обязательств, повлекших невозможность предъявления санкций, юрисконсульт, рассматривающий предоставленный материал, вносит предложение генеральному директору о возмещении причиненного ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
17 Порядок регистрации, учета, хранения и выдачи копий договоров, протоколов разногласий, протоколов анализа проектов договоров
10.1 Договора закупки готовятся структурными подразделениями Предприятия в соответствии с распределением полномочий (компетенции) по закупкам.
10.2 Исполнителями по договорам на приобретение товарно-материальных ценностей могут быть:
Транспортно-складское управление — закупка спрутов, закупка запчастей для ремонта транспорта.
Административный отдел — закупка литературы, почтовых марок, конвертов.
Отдел кадров — закупка поздравительных открыток, почетных грамот.
Отдел информационных технологий — закупка расходных материалов для обслуживания вычислительной и оргтехники.
Сбыт — закупка товаров для последующей перепродажи.
Служба безопасности — экипировка и спецсредства.
Исполнителем по договорам на приобретение любых других материалов является исключительно Отдел материально-технического снабжения и комплектации.
10.3 Исполнителем по договорам на приобретение объектов основных средств могут быть:
Транспортно-складское управление — транспортные средства;
Структурные подразделения главного инженера выступают исполнителем по приобретению оборудования, за исключением договоров приобретения основного технологического оборудования, исполнителем по которым выступают структурные подразделения директора по технологии и качеству;
Вычислительная техника и оргтехника — исполнителем выступает отдел информационных технологий;
Оборудование, необходимое для обеспечения деятельности службы безопасности — исполнителем выступает служба безопасности;
Структурные подразделения директора по технологии и качеству могут выступать исполнителем договоров по приобретению технологического, испытательного и контрольно-измерительного оборудования.
10.4 Исполнителем по договорам на выполнение работ/услуг могут выступать любые должностные лица в пределах полномочий, предусмотренных положением о структурных подразделениях и должностными инструкциями.
10.5 Исполнителем по договорам, связанным с привлечением (размещением) финансовых ресурсов выступает финансовый директор.
10.6 Договора закупок анализируются должностными лицами в соответствии с задачами, указанными в разделе 8 настоящего стандарта.
10.7 Директорами предприятия анализируются все договора закупок связанные с приобретением товарно-материальных ценностей, работ/услуг, осуществляемых подчиненными структурными подразделениями.
10.8 Все договора закупок анализируются бухгалтерией и финансово-бюджетным отделом Предприятия. При наличии у контрагента просроченной дебиторской задолженности, а также при наличии у Предприятия просроченной кредиторской задолженности перед контрагентом, сумма задолженности указывается финансово-бюджетным отделом в протоколе анализа.
10.8.1 Службой безопасности анализируются договора закупок предусматривающие авансовые платежи со стороны Предприятия. Анализ производится в порядке, указанном в разделе 13 настоящего договора.
10.9 Главным инженером и директором по технологии и качеству анализируются договора приобретения объектов основных средств.
10.10 Отделом промышленной безопасности и охраны окружающей среды анализируются все договора строительного подряда, а также все договора, предусматривающие выполнение работ работниками контрагента на территории Предприятия (включая проведение наладочных и сервисных работ).
10.11 Начальником финансово-бюджетного отдела анализируются все договора с банками, лизинговыми и страховыми компаниями.
10.12 Директором по экономике анализируются все договора подряда.
10.13 Первым заместителем генерального директора анализируются договора, по которым имеются замечания финансово-бюджетного отдела, директора по экономике, бухгалтерии.
Основное же ограничение налогового планирования заключается в том, что налогоплательщик имеет право лишь на законные методы уменьшения налоговых обязательств. В противном случае вместо налоговой экономии возможны огромные финансовые потери, банкротство и лишение свободы. С другой стороны, в случае слишком жесткого государственного воздействия на налогоплательщиков следует вспомнить высказывание Джеймса Ньюмена: «От налогов за границу убегает никак не меньше людей, чем от диктаторов».[2, c.84]
После этого специалистами предприятия анализируются все предоставленные законодательством льготы по каждому из налогов на предмет их использования в практической деятельности. С учетом результатов этого анализа составляется детальный план использования льгот по выбранным налогам.
1.3 Этапы налогового планирования
Пятый этап — разработка (с учетом уже сформированного налогового поля) системы договорных отношений предприятия. Для этого с учетом налоговых последствий осуществляется планирование возможных форм сделок: аренда, подряд, купля-продажа, возмездное оказание услуг и т. п. В итоге образуется договорное поле хозяйствующего субъекта.
28 Июн 2021 hiurist 104