Буквенные Обозначения В Табеле Учета Рабочего Времени В 2022 Году
Обозначения для табеля учета рабочего времени в 2022 году
Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если сотрудники в этот период работают, то им ставится код Я или 01.
Это правило действует в случае объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. В случае принятия решения об объявлении простоя по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Или другой вариант: РП в табеле учета рабочего времени — это простой по вине работодателя (или цифровой код 31), если из-за пандемии и работодателя временно нет занятий для персонала.
- порядковый номер графы, заполняемой в отношении каждого сотрудника;
- личные данные работника, его должность или специальность согласно штатному расписанию;
- учетный номер;
- отметка о присутствии или отсутствии сотрудника на рабочем месте по каждому числу календарного месяца;
- суммарное количество дней и часов, отработанных гражданином за месяц и половину месяца.
Отсутствие работника по невыясненным причинам — это расшифровка НН в табеле —проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника клянется, что работник в прогуле (обозначение прогула в табеле учета рабочего времени — ПР или 24), то не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета. Дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. Иначе табель с неверным кодом предоставят в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Придется вносить изменения в документы первичного учета, пересчитывать заработную плату, делать лишнюю работу.
- в каждом табеле указывается основная информация о предприятии — наименование, организационно-правовая форма (например, ООО), код по ОКПО и т.д.;
- для каждого табеля указываются его реквизиты — порядковый номер документа (как правило, по числу месяца), дата составления, отчетный период;
- сведения о сотруднике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение) должны соответствовать штатному расписанию;
- несмотря на наличие рекомендованных граф в формах Т-12 и Т-13, предприятие может самостоятельно дополнять указанные таблицы, закон этого не запрещает.
В бухгалтерской практике распространены случаи возникновения ошибок, которые имеют место при заполнении табеля. Зачастую они связаны с неправильной расстановкой условных обозначений. Чтобы не допустить ошибок в процессе заполнения табеля, необходимо придерживаться следующих рекомендаций.
Трудовые будни и жизнь преподносят разные ситуации, поэтому надо знать, как умело отразить каждую штатную и не очень ситуацию в табеле учета трудового времени. Также нужно понимать какие буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени использовать.
Рабочее время – это важная составляющая ведения учета любой организации. С его помощью удается контролировать деятельность предприятия и дисциплинировать подчиненных. Для упрощения процедуры была специально разработана унифицированная форма в виде табеля по учету рабочего времени.
- Я (01) – часы работы (различают дневные и вечерние). Для проставления данных можно ориентируются на отметки пропускной службы (охраны). При этом руководитель отдельного подразделения должен подтвердить факт присутствия сотрудников.
- Н (02) – работа ночью. Для занесения информации тоже учитывают отметки пропускной службы. Начальник подтверждает присутствие на работе.
- РВ (03) – труд сотрудников в праздничные дни. В процессе внесения данных обращают внимание на отметки охраны или пропускного пункта. Руководящий состав подтверждает факт нахождения подчиненного на рабочем месте.
- С (04) – часы работы сверхурочно. Должен быть составлен приказ на имя руководителя относительно необходимости и одобрения работы сверх нормы. Документ по сверхурочной работе подписывает сотрудник и подтверждает пропускная служба.
- К (06) – служебная командировка. Составляют приказ о необходимости выездной работы, который подписывает сотрудник. При этом иногда оформляют удостоверение и задание о направлении по служебным поручениям. По прибытии составляется отчет.
- ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отдых (основной). На отдел кадров возложена функция составления приказа с наличием подписи самого работника.
- ОД (10) – дополнительный оплачиваемый отдых, который предусмотрен действующим законодательством (нормативными актами либо коллективным договором). Необходимо составление приказа с наличием подписи самого сотрудника.
- У (11) – отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса и т. д. Его оформляют на основании составленного приказа об отпуске, направления на курсы по повышению квалификации и т. п.
- УВ (12) – укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
- УД (13) – предоставление дополнительного отпуска по причине обучением без сохранения оплаты труда. Составляют приказ, который подписывает работник.
- Р (14) – отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
- ОЖ (15) – отпуск по уходу за ребенком (частично оплачивается). Отдел кадров составляет приказ, подписывается самим работником.
- ДО (16) – отпуск без сохранения з/п, предоставляемый согласно разрешению работодателя. Составляется приказ и подписывается самим работником.
- ОЗ (17) – неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п). Составляется приказ и подписывается самим работником.
- Б (19) – временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. Во всех случаях должны быть оформлены листки нетрудоспособности.
- Т (20) – нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
- ЛЧ (21) – часы сокращения труда работникам и служащим. Необходимо позаботится о наличии приказа руководителя организации.
- РП (31) или НП (32) – простои не по вине сотрудника. Составляется приказ руководителя организации.
- Г (23) – невыходы с сохранением з/п. Необходимо составить приказ руководителя организации.
- ПР (24) – прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно. В эту категорию относят также административный арест, нахождение в вытрезвителе, псевдозабастовки и т. д. Отметку проставляют на основании предоставленных докладных записок от начальников отделов, объяснительных записок сотрудников, актов комиссий и т. д.
- НС (25) – отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя. Отметки в табеле ставят на основании выписок из трудового договора, приказов и т. д.
- В (26) – выходные дни. Учитываются установленные на законодательном уровне.
- ЗБ (29) – забастовки. Проставляют отметку на основании документации, которая подтверждает законность проводимого мероприятия.
- НН (30) – неявки по неизвестным причинам. При этом отсутствует документация, которая может объяснить основания отсутствия работника.
Как видно, важное юридическое значение несут за собой буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поскольку закон только дает ориентир на них, для удобства в работе их можно менять, объединять, а также придумать свои буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2022 году
Если заработок сотрудников организации зависит от продолжительности отработанного времени, его необходимо фиксировать. Более того, статья 91 Трудового кодекса предписывает работодателю вести учет рабочего времени по каждому трудящемуся. Для этого предусмотрен специальный табель, и цифровые или буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени используются в целях оптимизации оформления документации. Это важный документ, по нему производится расчет длительности труда гражданина, который необходимо оплачивать.
Согласно статье 9 Федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011, с 2014 года коммерческие организации сами выбирают формы первичной документации. В нашем случае это Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1от 05.01.2004. Первую ведут вручную, вторую — с применением средств автоматизации. Подробно об их заполнении мы уже рассказывали в отдельной статье о заполнении.
- К (06) — в командировке;
- ПК (07) или ПМ (08) — повышал квалификацию;
- ОТ (09) или ОД (10) — в отпуске (основном или дополнительном);
- ПР — прогул, в табеле обозначение указывается первоначально без указания причины, если она неизвестна;
- У (11) или УВ (12) — в учебном отпуске;
- ПК -— повышение квалификации, производимое с отрывом от производства;
- Б (19) или Т (20) — болел;
- ДО — обозначение отпуска за свой счет в табеле учета рабочего времени, этот период предоставляется работнику с разрешения работодателя, кроме исключительных случаев, указанных в законодательстве.
А буквенные и цифровые символы отпуска без сохранения заработка — ДО (16) или ОЗ (17), в зависимости от основания предоставления. РП (31) означает простой по вине работодателя. Таким образом, коды ДО и РП в табеле учета рабочего времени ставятся обязательно. Это же правило актуально для обозначения прогула, отстранения и иных подобных случаев.
Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений
25 марта президент объявил, что неделя с 30 марта по 3 апреля станет нерабочей (указы президента № 206 от 25.03.2020 и № 239 от 02.04.2020). Позже этот период продлили до 30 апреля. Решение принято в рамках коронавирусного карантина. Работу продолжат только продуктовые магазины, медики, чиновники и организации с непрерывным производством. Практически вся Россия уходит на недельные каникулы.
- Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных на месте часов.
- Методом фиксации отклонений — заносятся только отклонения от установленного режима. Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т. п. Форма 0504424 предусматривает при заполнении только буквенный код.
Производственный календарь пока не изменили, норму часов не скорректировали. Если чиновники это сделают, то каникулы в табеле учета рабочего времени отмечайте буквенным кодом «В» или цифровым 26. Сотрудника, который работал с 30 марта по 30 апреля, отметьте буквенным кодом «РВ» или цифровым 03. Рекомендуется указать количество отработанных часов, чтобы правильно рассчитать заработную плату.
Код в документе по фиксации продолжительности труда сотрудников на рабочем месте необходим для корректного заполнения регистра. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в статье, содержащей методические рекомендации к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 для прогула — «П». А буквы «ДО» — это отпуск без сохранения заработной платы. Все условные обозначения табеля мы собрали в таблице.
Статья 91 Трудового кодекса РФ (ч. 3 ст. 91) указывает, что бюджетная организация обязана фиксировать продолжительность времени труда сотрудников на рабочем месте. Для этого разработана обязательная форма (код по ОКУД 0504421), на основании которой происходит начисление заработной платы. При заполнении нужно использовать условные обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году.
Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени
Если заработок сотрудников организации зависит от продолжительности отработанного времени, его необходимо фиксировать. Более того, статья 91 Трудового кодекса предписывает работодателю вести учет рабочего времени по каждому трудящемуся. Для этого предусмотрен специальный табель: обозначения 2020 мы и будем расшифровывать в этой статье. Это важный документ, по нему производится расчет длительности труда гражданин, который необходимо оплачивать.
Открыть в формате Word
В связи с тем, что расчет оплаты труда производится на основании сведений, изложенных в табеле учета рабочего времени, заполнению этого документа необходимо уделять повышенное внимание. Рассмотрим основные вопросы, которые возникают при ведении и заполнении табеля. В том числе в связи с изданием указа президента от 25.03.2020 № 206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней».
Как видно, важное юридическое значение несут за собой буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени. Поскольку закон только дает ориентир на них, для удобства в работе их можно менять, объединять, а также придумать свои буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени.
Если при нахождении работника в ежегодном основном оплачиваем отпуске (ОТ) или в ежегодном дополнительном оплачиваемом отпуске (ОД) на период его отдыха выпадает выходной праздничный день, в табеле код ОТ или ОД подлежит замене на В (выходные дни и нерабочие праздничные дни), потому что, в соответствии со статьей 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2019-2020 годах
- Требованиями Трудового кодекса РФ, ст. 91 которого обязывает работодателя вести учет фактически отработанного работниками времени.
- Требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 , согласно которому все субъекты хозяйствования обязаны документально оформлять каждый факт своей хозяйственной жизни.
- Удобством использования для контроля за соблюдением графика рабочего времени и расчета зарплаты.
Поскольку табель относится к первичным документам, то со вступлением в силу отдельных положений закона «О бухучете» с 01.01.2013 для его ведения необязательно применять унифицированные формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. То есть организации имеют право разрабатывать и использовать собственные формы.
Метод регистрации только отклонений допустимо использовать, если продолжительность рабочего дня сотрудника постоянна и установлена в трудовом договоре или правилах внутреннего распорядка. Если же продолжительность смены работника — величина переменная, табель учета рабочего времени необходимо заполнять методом сплошной регистрации. Это позволит выявить возможные переработки.
- «НН» — неявка по невыясненным причинам. Проставляется в табеле, если работодателю неизвестны причины, по которым работник не вышел на работу. Эта обозначение предполагает, что после выяснения причин оно может быть исправлено. Например, сотрудник не выходил на работу на протяжении недели, на телефонные звонки при этом не отвечал, связаться с ним другими способами не представлялось возможным. В табеле в это время проставляется «НН». Если через неделю работник появился и принес больничный, тогда «НН» может быть исправлено на «Б» (временная нетрудоспособность с назначением пособия).
- «ОЗ» — отпуск без сохранения зарплаты, предусмотренный законодательством. Например, согласно нормам ст. 128 ТК РФ гражданам по их требованию обязаны предоставить до 5 рабочих дней в связи с регистрацией брака или смертью близких родственников. Если же речь идет об отпуске без сохранения зарплаты, предоставляемом по разрешению работодателя, проставляется «ДО» (неоплачиваемый дополнительный отпуск).
- «НВ» — дополнительные выходные без сохранения зарплаты. Подразумевается, что выходной день в этом случае предоставляется работнику по решению работодателя сверх выходных, которые закреплены в трудовом законодательстве (проще говоря, это отгул). Если же за такой дополнительный выходной еще и сохраняется зарплата (например, при предоставлении дополнительных выходных донорам), то проставляется «ОВ» (оплачиваемый дополнительный выходной).
- «ОЖ» — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. На протяжении всего времени декрета за сотрудником сохраняется рабочее место — значит, его фамилия проставляется в табеле, а напротив ставится соответствующая отметка.
***
- «Я» — выход сотрудника на работу в дневное время согласно установленному в организации режиму рабочего времени;
- «Н» — выход сотрудника на работу в ночное время (согласно нормам ст. 96 ТК РФ, таковым считается выход на работу с 22:00 до 6:00);
- «РВ» — работа в выходные и праздничные дни (официально выходные и праздники устанавливаются нормами ст. 111–112 ТК РФ);
- «С» — сверхурочная работа, к которой, согласно ст. 99 ТК РФ, работник привлекается по инициативе работодателя и с согласия работника (основанием для проставления этой отметки служит дополнительный документ, из которого следует, что работник свое согласие дал);
- «ОТ» и «ОД» — ежегодные основной и дополнительный оплачиваемые отпуска соответственно (основанием для проставления такой отметки служит приказ о предоставлении отпуска);
- «К» — служебная командировка, в которую сотрудник направляется на основании соответствующего приказа;
- «Б» — временная нетрудоспособность, для подтверждения которой работник должен представить оформленный по всем правилам больничный лист;
- «ПР» — прогул, что рассматривается по нормам ст. 81 ТК РФ как отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня или весь рабочий день (смену) вне зависимости от его (ее) продолжительности;
- «В» — выходные дни — так помечаются дни, когда работник не вышел (и не должен был выходить) на работу (поскольку в табеле указываются все числа, выходные, чтобы не запутаться в дальнейшем при расчетах, тоже помечаются).
Однако формы Т-12 (для ручного заполнения) и Т-13 (могут заполняться автоматизировано) успели зарекомендовать себя с положительной стороны как наиболее удобные в употреблении. В связи с этим большинство компаний так и продолжают их использовать, внося иногда отдельные коррективы.
Табель учета рабочего времени по форме № Т-12 составляют в виде электронного документа, подписанного электронной подписью или на бумажном носителе. Из формы видно, что ее можно использовать также для расчета оплаты труда. Если учет рабочего времени и расчеты с персоналом ведутся отдельно, то можно применять только вторую страницу формы как самостоятельный документ без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».
Табель следует заполнять ежедневно на основании фактического нахождения работника на работе или документов, являющихся основанием его отсутствия (приказы о командировании, справки, листки нетрудоспособности и так далее). Нельзя заполнять табель со слов сотрудника. В локальных нормативных актах, например в Правилах внутреннего трудового распорядка, необходимо закрепить обязанность работника своевременно представлять документы, подтверждающие его отсутствие на рабочем месте.
Обязанность по ведению учета рабочего времени установлена ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Если компания не будет его вести, в частности не будет оформлять соответствующий табель, ей грозит административная ответственность. За первое нарушение может быть наложен штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП):
Если компания использует унифицированную форму табеля, то отметить, что он корректирующий, можно в графе «номер документа» через дробь после номера (например, буквенным обозначением «к» или «корр.»). Также можно добавить отдельную строку для обозначения корректирующего табеля, тогда потребуется издать приказ об этом (абз. 2, 3 Порядка).
Табель учета рабочего времени следует хранить пять лет. Исключение составляет табель, в котором указаны работники с вредными и (или) опасными условиями труда. Его следует хранить 75 лет, если делопроизводство по нему закончено до 1 января 2003, и 50 лет, если после указанной даты. Срок следует исчислять с первого января, следующего за годом, в котором табель был окончен делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, ст. 402 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. п. 4.1, 4.8 Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Коммерческие организации вправе разрабатывать и утверждать собственную форму табеля учета рабочего времени, определять, что означает код в табеле, решать, какие обозначения использовать — буквенные или цифровые. Никто этого не запрещает, главное, чтобы учет фактически велся.
Четких инструкций по этому поводу не существует, потому в каждой организации сведения в табель заносятся, исходя из сложившейся практики и удобства в работе. Если нравятся буквенные коды, то пользуйтесь им. Если нет — ставьте цифры. Предложенные выше таблицы помогут легко разобраться, что означает НВ в табеле, как обозначить отстранение от работы цифрами, каким кодом зашифровать труд в режиме неполного рабочего времени и прочие моменты.
Отметим, что унифицированную форму Т-12 вправе применять любая организация независимо от формы собственности, кроме бюджетных учреждений. Кадровикам этих компаний следует использовать коды в табеле учета рабочего времени в 2021 году, которые описаны в приказе Минфина России от 30.03.2015 № 52н (форма по ОКУД 0504421), иначе это признают нарушением требований.
Для кодового обозначения выходных дней при командировании существуют два буквенных обозначения в табеле учета рабочего времени в 2021 году: либо это код К (командировка), либо В (выходной день). И у первого, и у второго варианта есть разумные и обоснованные законодательством аргументы, но единого подхода не существует, потому исходите из сложившейся практики.
Это правило действует в случае объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. В случае принятия решения об объявлении простоя по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Или другой вариант: РП в табеле учета рабочего времени — это простой по вине работодателя (или цифровой код 31), если из-за пандемии и работодателя временно нет занятий для персонала.
Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени 2022
Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) (далее — Табель (ф. 0504421) применяется организациями государственного сектора в целях документального отражения фактически отработанного рабочего времени (для учета использования рабочего времени в целях расчета обязательств по уплате заработной платы сотрудникам).
Напомним, что согласно Постановлению Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» установлены условные обозначения для табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда, в частности:
- Требованиями Трудового кодекса РФ, ст. 91 которого обязывает работодателя вести учет фактически отработанного работниками времени.
- Требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 , согласно которому все субъекты хозяйствования обязаны документально оформлять каждый факт своей хозяйственной жизни.
- Удобством использования для контроля за соблюдением графика рабочего времени и расчета зарплаты.
Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.
Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент удобно посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т.д. Но помимо сплошных достоинств эти системы имеют один существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.
Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени: особенности ведения табеля учета использования рабочего времени
Обозначение прогулов в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом ПР или цифровым 24. О произошедшем инциденте необходимо сообщить руководству организации. Если в дальнейшем выяснится, что неявка сотрудника была согласована с администрацией, код исправляют на «А», по причине болезни на «Б».
Однако у коммерческих предприятий есть возможность разработки и утверждения собственного бланка табеля (как и прочих форм первичных документов), согласно ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. При этом вид сокращений принимается на усмотрение организации. Это могут быть буквенные либо цифровые коды, как удобно. Также можно взять за основу упомянутые выше документы и дополнить систему кодов новыми, необходимыми в работе.
Существует также метод регистрации отклонений. Он применяется, когда рабочий день имеет одинаковую продолжительность на протяжении всего периода. В этом случае отмечаются только нестандартные ситуации, то есть неявки, сверхурочная работа, командировки и т. п. При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях.
В самом табеле это будет выглядеть так: в выходной день ставите букву «В», под ней 0, в рабочий день соответственно «Я» и количество часов, например 8. Аналогично выходным дням отмечаются различные причины неявок на работу, начиная с командировок и заканчивая отсутствием по неясным причинам.
При использовании такого метода затрачивается намного меньше времени, а итоговый результат получается одинаковым в обоих случаях. На листе это выглядит следующим образом: в верхней строчке проставляются сведения об отсутствии сотрудника на рабочем месте — В, К, ОТ, НН, ПР, Б и другие.
Отсутствие работника по невыясненным причинам — это расшифровка НН в табеле —проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника клянется, что работник в прогуле (обозначение прогула в табеле учета рабочего времени — ПР или 24), то не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета. Дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. Иначе табель с неверным кодом предоставят в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Придется вносить изменения в документы первичного учета, пересчитывать заработную плату, делать лишнюю работу.
Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если сотрудники в этот период работают, то им ставится код Я или 01.
Четких инструкций по этому поводу не существует, потому в каждой организации сведения в табель заносятся, исходя из сложившейся практики и удобства в работе. Если нравятся буквенные коды, то пользуйтесь им. Если нет — ставьте цифры. Предложенные выше таблицы помогут легко разобраться, что означает НВ в табеле, как обозначить отстранение от работы цифрами, каким кодом зашифровать труд в режиме неполного рабочего времени и прочие моменты.
Это правило действует в случае объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. В случае принятия решения об объявлении простоя по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Или другой вариант: РП в табеле учета рабочего времени — это простой по вине работодателя (или цифровой код 31), если из-за пандемии и работодателя временно нет занятий для персонала.
Метод регистрации только отклонений допустимо использовать, если продолжительность рабочего дня сотрудника постоянна и установлена в трудовом договоре или правилах внутреннего распорядка. Если же продолжительность смены работника — величина переменная, табель учета рабочего времени необходимо заполнять методом сплошной регистрации. Это позволит выявить возможные переработки.
Отмеченные в табеле отклонения от явки должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами. Например, уход работника в отпуск осуществляется на основании соответствующего приказа, и в табеле в этом случае отмечаются именно те дни, которые указаны в приказе. Так же дела обстоят с командировками, больничными и прогулами. В бухгалтерии просматривают дополнительные документы, обосновывающие отметки в табеле, и только при совпадении в них данных делают соответствующий расчет зарплаты.
Однако формы Т-12 (для ручного заполнения) и Т-13 (могут заполняться автоматизировано) успели зарекомендовать себя с положительной стороны как наиболее удобные в употреблении. В связи с этим большинство компаний так и продолжают их использовать, внося иногда отдельные коррективы.
Поскольку табель относится к первичным документам, то со вступлением в силу отдельных положений закона «О бухучете» с 01.01.2013 для его ведения необязательно применять унифицированные формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. То есть организации имеют право разрабатывать и использовать собственные формы.
- «НН» — неявка по невыясненным причинам. Проставляется в табеле, если работодателю неизвестны причины, по которым работник не вышел на работу. Эта обозначение предполагает, что после выяснения причин оно может быть исправлено. Например, сотрудник не выходил на работу на протяжении недели, на телефонные звонки при этом не отвечал, связаться с ним другими способами не представлялось возможным. В табеле в это время проставляется «НН». Если через неделю работник появился и принес больничный, тогда «НН» может быть исправлено на «Б» (временная нетрудоспособность с назначением пособия).
- «ОЗ» — отпуск без сохранения зарплаты, предусмотренный законодательством. Например, согласно нормам ст. 128 ТК РФ гражданам по их требованию обязаны предоставить до 5 рабочих дней в связи с регистрацией брака или смертью близких родственников. Если же речь идет об отпуске без сохранения зарплаты, предоставляемом по разрешению работодателя, проставляется «ДО» (неоплачиваемый дополнительный отпуск).
- «НВ» — дополнительные выходные без сохранения зарплаты. Подразумевается, что выходной день в этом случае предоставляется работнику по решению работодателя сверх выходных, которые закреплены в трудовом законодательстве (проще говоря, это отгул). Если же за такой дополнительный выходной еще и сохраняется зарплата (например, при предоставлении дополнительных выходных донорам), то проставляется «ОВ» (оплачиваемый дополнительный выходной).
- «ОЖ» — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. На протяжении всего времени декрета за сотрудником сохраняется рабочее место — значит, его фамилия проставляется в табеле, а напротив ставится соответствующая отметка.
Новые обозначения в табеле учета рабочего времени: буквенные коды
На предприятии все подлежит учету. В том числе, и рабочее время. Именно оно предназначено для выполнения задач, которые выступают смыслом существования организации. Трудовое законодательство обязывает каждого предпринимателя вести четкий учет рабочего времени. О том, как это осуществляется на практике, идет речь ниже.
Ответ. Выбор применения одной из форм зависит от способа контроля рабочего времени. Когда на предприятии явка сотрудников фиксируется автоматической системой, то удобнее использовать ф. №Т-13. В остальных организациях применяют универсальную ф. Т-12. А еще в ней имеется Р.2, в который можно заносить расчеты по оплате труда сотрудников. Что касается букв табелей, то они идентичны в обеих формах.
Среди видов затрат времени значится отсутствие сотрудника по невыясненным причинам или до момента определения всех обстоятельств возможного прогула. Они обозначены как НН или 30. Код проставляют напротив фамилия того сотрудника, который не явился на работу в установленное время. При этом у лица, ответственного за составление ТУРВ нет никаких документов или устной достоверной информации о причинах отсутствия.
Пример. Сотрудник предприятия в выходной день посещал ночной клуб и попал в число нарушителей порядка. В результате его задержала полиция, и он содержался под стражей несколько суток. Работник бухгалтерии, отвечающий за ведение ТУРВ, обозначил дни отсутствия сотрудника как ПР – прогул.
Если поспешить проставить прогул, то не исключено, что табель с неправильным кодом попадет в руки бухгалтера, насчитывающего зарплату. Впоследствии, когда причина отсутствия сотрудника окажется уважительной, придется исправлять уже две ошибки и вносить коррективы в документацию с первичным учетом.
После этого в практику был внедрен новый документ — «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» (форма 0504421). Под этим названием он используется вплоть до настоящего времени. При этом правила заполнения формы 0504421 также претерпели некоторые изменения, и на сегодняшний день включают в себя ряд важных требований.
Табеля учета рабочего времени являются документами по личному составу, которые на основании статьи 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской федерации» должны подвергаться архивации. При этом данным законодательным актом установлены следующие сроки хранения:
Например, для обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — отпуск по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков можно ввести код «ДО» в табеле учета рабочего времени, что будет отражать отпуск без сохранения заработной платы.
Предположим, что учетной политикой учреждения установлено: в табеле (ф. 0504421) отражаются фактические затраты рабочего времени сотрудников учреждения. Воспользовавшись условиями, приведенными в предыдущем примере, рассмотрим, как будет выглядеть фрагмент табеля (ф. 0504421).
За отсутствие на предприятиях кадрового учета и документов, подтверждающих фактически отработанные часы, неявки и простои, по каждому сотруднику не предусмотрено отдельной наказывающей статьи. Несмотря на это за отсутствие табеля учета рабочего времени могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Размер такого штрафа колеблется от одной до пяти тысяч рублей для должностных лиц, для организации штраф составит от 30 до 50 тысяч рублей.
Четких инструкций по этому поводу не существует, поэтому в каждой организации сведения в табель заносятся исходя из сложившейся практики и удобства в работе. Если нравится буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени, пользуйтесь им. Если нет — ставьте цифры.
Метод регистрации только отклонений допустимо использовать, если продолжительность рабочего дня сотрудника постоянна и установлена в трудовом договоре или правилах внутреннего распорядка. Если же продолжительность смены работника — величина переменная, табель учета рабочего времени необходимо заполнять методом сплошной регистрации. Это позволит выявить возможные переработки.
Код НН, или отсутствие работника по невыясненным причинам, проставляется всякий раз и до тех пор, пока работника нет на работе, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже в случае, если руководитель отсутствующего лица клянется, что работник в прогуле (код ПР), не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета, дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий свое отсутствие. А то может случиться так, что табель с неверным кодом будет предоставлен в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине, и тогда придется вносить изменения в документы первичного учета.
Согласно статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 , с 2014 года коммерческие организации сами выбирают формы первичной документации. В нашем случае это Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1от 05.01.2004 . Первую ведут вручную, вторую — с применением средств автоматизации. Подробно об их заполнении мы уже рассказывали в отдельной статье о заполнении .
Кроме утвержденных унифицированных форм в постановлении Госкомстата № 1 также присутствуют разъяснения по их заполнению, которыми можно воспользоваться при возникновении проблем с оформлением той или иной формы. Согласно этим разъяснениям, в табеле отмечается фактически отработанное/неотработанное каждым сотрудником организации время. Для этого напротив фамилии каждого работника проставляются определенные буквенные обозначения за каждый день месяца (учитываются в том числе выходные и праздничные дни), под которыми ставится количество часов (если можно или нужно сосчитать время, проведенное работником за работой).
Обозначения в табеле рабочего времени 2022 год
- порядковый номер графы, заполняемой в отношении каждого сотрудника;
- личные данные работника, его должность или специальность согласно штатному расписанию;
- учетный номер;
- отметка о присутствии или отсутствии сотрудника на рабочем месте по каждому числу календарного месяца;
- суммарное количество дней и часов, отработанных гражданином за месяц и половину месяца.
- в каждом табеле указывается основная информация о предприятии — наименование, организационно-правовая форма (например, ООО), код по ОКПО и т.д.;
- для каждого табеля указываются его реквизиты — порядковый номер документа (как правило, по числу месяца), дата составления, отчетный период;
- сведения о сотруднике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение) должны соответствовать штатному расписанию;
- несмотря на наличие рекомендованных граф в формах Т-12 и Т-13, предприятие может самостоятельно дополнять указанные таблицы, закон этого не запрещает.
Согласно статье 9 Федерального закона №402-ФЗ от 06.12.2011, с 2014 года коммерческие организации сами выбирают формы первичной документации. В нашем случае это Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1от 05.01.2004. Первую ведут вручную, вторую — с применением средств автоматизации. Подробно об их заполнении мы уже рассказывали в отдельной статье о заполнении.
Согласно распоряжению Минфина от 01.01.2013 года составляемый документ не обязательно должен в точности повторять форму образца, который теперь носит лишь рекомендательный характер. Но, поскольку большинство официальных инспекторов и проверяющих требуют точного соответствия и могут назначить штраф за несоблюдение формы, лучше придерживаться рекомендаций Министерства финансов.
Любая информация, вносимая в табель рабочего времени, о причинах отсутствия на работе, выполнении трудовых обязанностей в режиме неполного дня либо сверх установленной нормы по инициативе сотрудника или работодателя, сокращенном рабочем дне должна подтверждаться соответствующими документами, к примеру:
Если сотрудник не явился на рабочее место по неустановленной причине, то в графе 4 ставится код «НН» или «30», что означает «Неявка по невыясненным причинам». После предоставления работником документальной информации о причинах отсутствия на работе в табель вносятся соответствующие изменения.
Если произошло увольнение сотрудника в середине месяца, то все последующие графы по нему до окончания периода заполняются прочерками. Такая регистрация значительно упрощает процедуру расчета, поскольку все нужные для него цифры систематизированы и наглядно показаны.
- НН — отсутствие трудящегося по невыясненной причине;
- ПР — прогул;
- З — забастовка;
- Б — болезнь;
- ОТ — период основного ежегодного отдыха;
- ОД — дополнительный отпуск;
- ОЗ — безоплатный отпуск;
- Р — отпуск по БиР;
- ОЖ — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет.
Что обозначает в табеле нн
Трудовые будни и жизнь преподносят разные ситуации, поэтому надо знать, как умело отразить каждую штатную и не очень ситуацию в табеле учета трудового времени. Также нужно понимать какие буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени использовать.
Проставленных в табеле отметок недостаточно для расчета зарплаты, если в нем присутствуют отклонения от явки. Например, уход работника в отпуск осуществляется на основании соответствующего приказа, и в табеле в этом случае отмечаются именно те дни, которые указаны в приказе. Так же дела обстоят с командировками, больничными и прогулами. В бухгалтерии просматривают дополнительные документы, обосновывающие отметки в табеле, и только при совпадении данных в них делают соответствующий расчет зарплаты.
Читайте так же: Правила оформления отпуска за ненормированный рабочий день согласно ТК РФ
- все изменения относительно личного состава (добавление сотрудника, изменение фамилии и тому подобное) должны сопровождаться приказом;
- документ оформляется в единственном экземпляре;
- если документ заполняется вручную, можно использовать чернила только черного и синего цвета;
- открывается табель не позднее 2-3го числа текущего месяца;
- закрывается табель в последний день отчетного месяца;
- для каждой штатной единицы отводиться отдельная графа. Следует полностью прописывать имя и отчество работника, во избежание путаницы между однофамильцами. Желательно, чтобы в ведомости был прописан табельный номер трудящегося;
- в горизонтальные ячейки напротив фамилий вноситься информация о явках, неявках и отработанных часах;
- каждый столбец табеля равен определенному дню месяца;
- заполнение табеля производится каждый день. Основанием для заполнения ячеек являются приказы, докладные записки и прочая служебная информация;
- при обнаружении ошибки после закрытия табеля необходимо оформить корректировочную форму. Она отражает только внесенные изменения.
Рабочее время – это важная составляющая ведения учета любой организации. С его помощью удается контролировать деятельность предприятия и дисциплинировать подчиненных. Для упрощения процедуры была специально разработана унифицированная форма в виде табеля по учету рабочего времени.
- Я (01) – часы работы (различают дневные и вечерние). Для проставления данных можно ориентируются на отметки пропускной службы (охраны). При этом руководитель отдельного подразделения должен подтвердить факт присутствия сотрудников.
- Н (02) – работа ночью. Для занесения информации тоже учитывают отметки пропускной службы. Начальник подтверждает присутствие на работе.
- РВ (03) – труд сотрудников в праздничные дни. В процессе внесения данных обращают внимание на отметки охраны или пропускного пункта. Руководящий состав подтверждает факт нахождения подчиненного на рабочем месте.
- С (04) – часы работы сверхурочно. Должен быть составлен приказ на имя руководителя относительно необходимости и одобрения работы сверх нормы. Документ по сверхурочной работе подписывает сотрудник и подтверждает пропускная служба.
- К (06) – служебная командировка. Составляют приказ о необходимости выездной работы, который подписывает сотрудник. При этом иногда оформляют удостоверение и задание о направлении по служебным поручениям. По прибытии составляется отчет.
- ОТ (09) – ежегодный оплачиваемый отдых (основной). На отдел кадров возложена функция составления приказа с наличием подписи самого работника.
- ОД (10) – дополнительный оплачиваемый отдых, который предусмотрен действующим законодательством (нормативными актами либо коллективным договором). Необходимо составление приказа с наличием подписи самого сотрудника.
- У (11) – отпуск для обучения с сохранением з/п. Может выдаваться для повышения квалификации, с отрывом от производственного процесса и т. д. Его оформляют на основании составленного приказа об отпуске, направления на курсы по повышению квалификации и т. п.
- УВ (12) – укороченные трудовые часы (актуально для обучающихся сотрудников без отрыва от производства). При этом предусмотрена возможность частичного сохранения оплаты труда.
- УД (13) – предоставление дополнительного отпуска по причине обучением без сохранения оплаты труда. Составляют приказ, который подписывает работник.
- Р (14) – отпуск по беременности и родам. Составляют приказ, который подписывает сам работник.
- ОЖ (15) – отпуск по уходу за ребенком (частично оплачивается). Отдел кадров составляет приказ, подписывается самим работником.
- ДО (16) – отпуск без сохранения з/п, предоставляемый согласно разрешению работодателя. Составляется приказ и подписывается самим работником.
- ОЗ (17) – неоплачиваемый отпуск (без сохранения з/п). Составляется приказ и подписывается самим работником.
- Б (19) – временная нетрудоспособность (не считая случаи, которые предусмотрены кодом «Т»). Таким символом обозначают также отпуск по уходу за больным человеком и по причине карантина. Во всех случаях должны быть оформлены листки нетрудоспособности.
- Т (20) – нетрудоспособность, которую не оплачивают. Она может быть представлена бытовой травмой, необходимостью ухода за больным человеком и т. д.
- ЛЧ (21) – часы сокращения труда работникам и служащим. Необходимо позаботится о наличии приказа руководителя организации.
- РП (31) или НП (32) – простои не по вине сотрудника. Составляется приказ руководителя организации.
- Г (23) – невыходы с сохранением з/п. Необходимо составить приказ руководителя организации.
- ПР (24) – прогулы, которые представляют собой неявку на рабочее место в течение не менее 4-х рабочих часов непрерывно. В эту категорию относят также административный арест, нахождение в вытрезвителе, псевдозабастовки и т. д. Отметку проставляют на основании предоставленных докладных записок от начальников отделов, объяснительных записок сотрудников, актов комиссий и т. д.
- НС (25) – отработанные часы в рамках неполного рабочего дня по инициативе работодателя. Отметки в табеле ставят на основании выписок из трудового договора, приказов и т. д.
- В (26) – выходные дни. Учитываются установленные на законодательном уровне.
- ЗБ (29) – забастовки. Проставляют отметку на основании документации, которая подтверждает законность проводимого мероприятия.
- НН (30) – неявки по неизвестным причинам. При этом отсутствует документация, которая может объяснить основания отсутствия работника.
Еще почитать: Подсчет дней отпуска при увольнении онлайн калькулятор
Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени
Рабочее время – это важная составляющая ведения учета любой организации. С его помощью удается контролировать деятельность предприятия и дисциплинировать подчиненных. Для упрощения процедуры была специально разработана унифицированная форма в виде табеля по учету рабочего времени.
Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
- Форма 0504424 открывается ежемесячно, за 2-3 дня до начала расчетного периода.
- Изменение списочного состава (фамилия, должность, режим работы), вносятся в форму на основании приказов по личному составу.
- В форме 0504424 в верхней половине строки регистрируются отклонения от нормального использования рабочего времени. Фиксируются часы отклонений, в нижней половине клетки — условные обозначения отклонений.
- В случае, если у работника за один рабочий день два вида отклонений, то запись вносится через дробь, где числитель дроби — код отклонения, а знаменатель — часы работы.
Например Н/2 означает, что работник отработал в ночью 2 часа.В соответствии с ч. 3 ст. 256 ТК РФ по заявлению женщины во время отпуска по уходу за ребенком она может работать на условиях неполного рабочего времени или на дому. Таким образом, в табеле учета рабочего времени для такого работника необходимо одновременно проставлять и код «ОЖ» («15») — отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, и код «Я» («01») — продолжительность работы в дневное время. Поскольку никаких указаний, связанных с данной ситуацией, в указанном Постановлении нет, следует решить этот вопрос в приказе (распоряжении) работодателя. Так, данным приказом может быть предусмотрено введение двойного обозначения «ОЖ/Я» или будет указан уникальный код для такой ситуации. В случае двойного обозначения в нижней строке необходимо проставить косую черту, перед которой не будет никаких обозначений, а после будет указано количество отработанных часов («/3»).
Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 в статье 9 предусматривает для коммерческих предприятий свободный выбор форм первичной документации, начиная с 2014 года. Для фиксации действий служащих на рабочем месте используются формы Т-12 и Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004).
Табель учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
03 Апр 2022 hiurist 48
