Является ли счет на оплату обязательным документом

Доброго дня. Если кто не знает Вам советует и консультирует — Стефания Волна. Рассказываю свой опыт и знания в юриспруденции, которого в совокупности больше 15 лет, это дает возможность дать правильные ответы, на то, что может необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — Счёт на оплату. Если в Вашем конкретном случае потребуется мгновенный ответ в своем городе или же онлайн, то, конечно же, лучше получить помощью на сайте. Или еще проще спросить в комментариях у постоянных читателей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
   • название предприятия;
   • правовая форма организации;
   • юридический адрес регистрации;
   • КПП (только для юридических лиц).
2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
   • название банковского учреждения;
   • его БИК;
   • номера расчетного и корреспондентского счетов.
3. Платежные коды:
   • ОКПО;
   • ОКОНХ.
4. Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
5. НДС (или его отсутствие). Если НДС наличествует, указывается его сумма.
6. Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

Элементы счёта

• если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
• по операциям, предусматривающим уплату НДС;
• если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
• фирма-продавец, находящаяся на ОСНО, от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
• если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ является также фактом подтверждения соответствия оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Обязательные первичные документы

Документ «Счет на оплату (предоплату)» законодательно не имеет унифицированной индивидуальной формы и ни в одном законе не прописана обязанность выставления данного документа. Следовательно, можно сделать вывод: он не является первичным учетным документом, а фиксирует только намерение, а не сам факт хозяйственной операции. Такого же мнения придерживаются и суды (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2021 по делу N А75-6237/2021, Постановление ФАС Поволжского округа от 07.11.2021 по делу N А65-3808/2021, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22.10.2021 N Ф08-6563/2021-2569А по делу N А32-9782/2021-34/154-60/527, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 01.11.2021 N Ф09-9564/16 по делу N А07-28746/2021).

Что такое «первичные документы»

Примечание: Следует иметь в виду, что данный перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов необязателен для применения, т.к. с 2021 года (после принятия нового закона о бухучете) использование таких строгих форм перестало быть обязательным. На каждом предприятии могут быть созданы собственные бланки документов, которые разрабатываются самостоятельно. Но в большинстве случаев они создаются на основании форм, которые актуальны и в 2021 — перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов содержится в Постановлении Госкомстата от 05.01.2021 № 1.

Вряду документов, служащих подтверждением предварительной договоренности о покупке товаров или получении услуг есть и счет на оплату. Он не входит в перечень первичных бухгалтерских документов и может быть составлен в свободной форме.

В шаблон счета на оплату можно добавить дополнительные пункты: срок оплаты, пункт об обязательной подписи покупателя после получения оригинала счета и др. Очень удобно формировать документ при помощи бухгалтерских программ.

Первичная документация

• Счет на оплату на бумажном носителе. Оформляется по собственному шаблону, разработанному продавцом, или на основе готовых бланков, имеющихся в бухгалтерских программах. Скачать бланк счета в ворде можно ниже.
• Электронный счет. Бланк имеет стандартный внешний вид, единственное отличие – наличие ЭЦП (электронно-цифровой подписи). Эта форма документа используется организациями, перешедшими на электронный документооборот, которые заинтересованы в ускорении обработки документации сотрудниками бухгалтерии.
• Счет-договор. Применяется для разовых сделок и объединяет в себе два документа – счет на оплату и договор. Равносилен договору, если содержит его существенные условия и оплачен покупателем. Скачать счет на оплату, включающий в себя договор поставки можно здесь.

Если по условиям договора покупатель обязан произвести предоплату, первым будет выставлен счет. На основании его бухгалтер сформирует весь пакет документов на поставку. А именно, выпишет товарную накладную, накладную на отпуск со склада, счет-фактуру.

• предъявить плательщику реквизиты для перечисления денежных средств;
• подтвердить, что реквизиты принадлежат организации-поставщику;
• указать предмет оплаты (товары, работы, услуги), количество, цену, сумму;
• заверить всю информацию подписями ответственных лиц и печатью организации.

Первая часть — общие сведения

В условиях плавающего курса российского рубля по отношению к другим валютам меняются и условия поставки. Поэтому продавец имеет право указать количество дней, в течение которых счет действителен к оплате.

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и потому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

В федеральном законе 429-ФЗ “О бухучете” описываются все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, подтверждающие понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент может их запросить для проверки и вас, и ваших контрагентов. “Первичка” также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Не допускайте ошибок!

1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

Печать и подпись ответственного лица (главного бухгалтера, самого руководителя или ИП) не является обязательными реквизитами счета на оплату. Но многие компании отказываются оплачивать по документам без подписи и печати.

Счет на оплату – это документ, на основании которого клиент компании оплачивает ее услуги или приобретенные товары. Он содержит реквизиты подрядчика или продавца, по которым плательщик производит перевод, а также перечень оказанных услуг или поставляемых товаров.

Перечень форм для выставления счета на оплату

Многие путают эти документы. На самом деле они имеют различные цели и отличаются между собой с точки зрения порядка заполнения. Счет-фактура служит налоговым документом, предназначенным для учета НДС и отображает движение товарно-материальных ценностей. Он выставляется уже после поставки товаров или по факту выполнения работ.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Однако исполнители в основном обращают внимание лишь на первые цифры в строке со слово «Итого», и уверены, что эта сумма уже с учетом налога. Денежные средства в таком размере и видит при поступлении поставщик. Что бы так не получилось, стоит проставлять и цены товаров с НДС, и в итоговую сумму так же его включать.

Правила оформления счета на оплату в организации: нужна ли печать и ставится ли подпись руководителя

Унифицированной формы для счета на оплату не существует, и каждая организация сама разрабатывает приемлемую для ее нужд форму документа, которая зависит, в том числе, от специфики предмета договора. Чтобы сделать счет на оплату, не вызывая нареканий к его форме от контрагентов, в него нужно включить исчерпывающие данные для оплаты по счету.

В других случаях счет на оплату стоит сохранять только для того, чтобы иметь меньше вопросов со стороны налоговиков, хотя первичным документом он не является, и штрафы за его отсутствие не предусмотрены. Это всего лишь информация для покупателя с указанием цены и количества поставляемого товара.

Основание для оплаты по договору

Гражданский кодекс РФ не настаивает на оформлении договора только в присутствии двух сторон путем его подписания. Помимо столь привычного способа заключения соглашения, допускаются и иные варианты (434-я статья ГК РФ):

Варианты заключения договора

Договорные отношения между партнерами появляются при оплате счета на продукцию или услуги. При этом не важно, есть ли соглашение в письменном виде. Соответствующие положения указаны в статьях 433, 434, 438 ГК РФ. Будет ли считаться счет договором? Все определяется методом оформления соглашения.

Причем даже в том случае, когда цена товара договором не определена. Покупатель все равно должен оплатить товар по цене, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичные товары (п.3 ст.424 ГК РФ).

Счет на оплату не является первичным документом в соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2021 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Данный документ не свидетельствует о заключении договоров и осуществлении хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Счет на оплату

Согласно статье 252 пункт 1 Налогового Кодекса РФ расходами признаются обоснованные и, обязательно, документально подтвержденные расходы. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, которые подтверждены документами, и оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Делается в двух копиях: по одной на каждого участника. Отпечатывается на обычной бумаге, или на фирменном бланке предприятия (такой вариант лучше, поскольку избавляет от необходимости каждый раз писать данные фирмы). Исправления не допускаются.

Отличия при выставлении с НДС и без НДС

Если возникает необходимость передать подлинники, то пользуются курьерской службой или почтой. Оригинальный экземпляр счета-фактуры передается плательщику НДС (требуется для налогового вычета). Поэтому подготавливается два экземпляра, один из которых остается у продавца, второй — направляется покупателю.

Как отражать НДС в счете на оплату

Когда стороны работают совместно только периодически, а размеры и стоимость поставок отличаются, то каждая операция отображается отдельно. Контракт заключается позже, в его тексте прописываются только общие положения. Такое случается, если доставка требуется срочно.

• первый раз – когда подписывает контракт. То есть, подпись руководителя, который действует от имени учреждения, подтверждает обязательства учреждения оплатить контракт на условиях, указанных в нем (п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса РФ);
• второй раз – когда подписывает платежный документ на оплату контракта. Ведь платежные поручения, заявки на кассовый расход и другие документы подписывает именно руководитель (письменной или электронной подписью).

Первое, — в форме образца для заполнения поля расположены аналогично полям в реквизитах «Плательщик» формы 0401060. При отсутствии концентрации внимания работники покупателя скорее всего запутаются, и поручение на оплату будет неверно заполнено, соответственно платеж не пройдет.

Оригинал счета на оплату

Чаще всего счет на оплату используют юридические лица. Для них он является документом, по которому плательщик переводит получателю денежные средства для расчета за приобретенные у него товары или оказанные услуги.

Похожие записи
• 
  Заслуженный Дорожник России Льготы
• 
  Заберут Ли Приставы Залоговую Машину После Суда И Как Этого Избежать Форум
• 
  За какие годы можно получить имущественный вычет в 2021 году
• 
  Как Заплатить За Жкх Без Пени